Ирина Ведергорн
Ирина Ведергорн
Рассказала кейс
Екатерина Евдокимова
Екатерина Евдокимова
Записала историю

Уже 18 лет на Камчатке работает электромонтажная компания. У компании несколько  направлений: проекты сетей, электромонтажные работы, монтаж слаботочных сетей, энергоаудит и торговля электротоварами.

Собственник давно мечтал наладить четкий учет. Руководство без опоры на цифры выжимало силы ― не понятно как влиять на финансовый результат и управлять компанией. Но что делать он не знал: за что схватиться, как организовать учет, как весь этот электромонтажный мир запихнуть в три таблички?

Тогда компания решила воспользоваться помощью стороннего специалиста. Обратились к нам, проконсультировались и приняли решение, что нужно брать финансового директора. «Нескучные» выбрали меня для работы с этой компанией.   

С учетом было сложно и путано

В этой компании финучет хоть как-то, но велся. Однако мы с собственником не могли быть уверены в цифрах. Потому что процесс ввода информации был долгий и хаотичный, некоторые операции сотрудники забывали внести в документы, иногда пропадали данные об остатках материалов: рабочие брали что-то на складе или другом объекте, но никому об этом не говорили, потому что дел много, не до этого.

Финансовая картина туманная, непонятно, куда направлять бизнес. Для начала мы ввели учет сделок, чтобы понимать сколько компания получает и тратит на сегодняшний день по конкретным проектам и как это соотносится с запланированными расходами и доходами.

Данные заводили долго и тратили на это много времени и сил ― направлений несколько, в них уйма данных. Сотрудники говорили, что вести финучет по-старому уже невозможно ―  система файликов создавала путаницу ― к новой форме учета работники приноровились не сразу, но очень старались справиться с ней. Финансовый менеджер ― она же главный бухгалтер ― оставалась на работе по вечерам и приходила в выходные, чтобы собрать все циферки в единую базу. Результаты такого усердного труда были заметны довольно быстро: мы смогли собрать первые отчеты о движении денег, прибылях и убытках и баланс по всем пяти направлениям всего через два месяца работы. И выводы из этих отчетов очень удивили директора.

Здесь подробнее о трех первых отчетах, и почему баланс ― главный отчет собственника, а ДДС начинающие предприниматели могут вести хоть на салфетках.

Направления-замухрышки оказались очень даже ничего

Мы собрали отчет о прибылях и убытках, он показывает сколько на самом деле компания зарабатывает: из всех вырученных денег вычитаются расходы. Этот отчет сделали с детализацией прямых расходов по направлениям. То есть посмотрели, сколько денег тратится на товары, материалы и оказание услуг в электромонтаже, проектировании, монтаже слаботочки, магазине. Результаты очень удивили директора ― электромонтажное направление, в котором были задействованы 90% сотрудников компании, не дает стабильного дохода. Маржа здесь совсем никакая ― работали почти за себестоимость, но на отдельных проектах маржа была высоченная ― больше, чем у других направлений.

В электромонтажное направление вкладывали много денег ― создали свою лабораторию, закупали хорошие инструменты, нанимали рукастых мастеров и толковых специалистов, платили им не только конкурентоспособную зарплату, но и большие премии.

В этом направлении был длительный период оказания услуги и, судя по отчету о прибылях и убытках, иногда здесь месяцами не было выручки вообще, а иногда она била все рекорды ― в месяц на электромонтаже выручали до 5 раз больше денег, чем на любом другом направлении. 

Красная дергающаяся линия ―  это основное направление. Выручка здесь нестабильная: долгие периоды безденежья чередуются с золотыми горами.

На фоне таких побед остальные направления выглядели замухрышками, в компании не выделяли денег на их развитие. Например, магазин электротоваров. Директор искренне считал, что это так, для развлечения. Себе покупаем инструменты и расходники для монтажа, а другим будет продавать их подороже. Торговля казалась ему неприбыльной, потому что денег на расчетном счете магазина было немного. Собрали отчеты. Отчет о прибылях и убытках показал, что магазин стабильно приносит прибыль, баланс дал понять, что деньги заморожены в запасах на складе и дебиторской задолженности. 

Прибыль в магазине после открытия была всегда на примерно одном уровне. Но казалось, что ее нет из-за того, что «живых» денег было мало.

Что сделали

Здесь расскажу, что внедрили и зачем. Кроме основных отчетов ― ДДС, ОПиУ и баланса ― оказались нужными и другие инструменты учета, которые характерны именно для производственной отрасли. 

Интегрировали сбор фактических данных в проектный калькулятор. Мне предстояло организовать сбор отчетов — но как, если проконтролировать правильность сбора и ввода цифр очень сложно? Тогда приняли решение интегрировать управленческий учет в проектный калькулятор. Это была собственная разработка компании. Ее придумал собственник, а сделал инженер планово-технического отдела, хотя все говорили ему, что никто так не делает и это не-воз-мож-но! С помощью этой формы рассчитывалась стоимость проекта, необходимые материалы, транспортные расходы для удаленных районов. 

Используя данные калькулятора внедрили учет сделок, сюда вносили не только прямые расходы, но и данные по договорам: сумма оплаты и задолженность клиента. Это помогало получать более точные фактические данные по поступлениям и выбытиям для отчета о движении денежных средств и отчета о прибылях и убытках. К тому же здесь указывался план по расходам и подсвечивалось отклонение от него ― это помогало принимать решения по выполнению планируемого и в моменте анализировать, что пошло не так. 

Упорядочили выдачу и возврат инструментов. Нужно было вести учет инструментов ― их не считали, и рабочие иногда оставляли инструменты на объектах, ломали или теряли их в процессе. А спросить было не с кого: кто вспомнит кто брал этот шуруповерт последним и в каком состоянии его возвратил? Поэтому провели инвентаризацию, упорядочили выдачу и возврат инструментов. Это помогло тратить на инструменты меньше. 

Наименование
инструмента
Инв. номерКто взялДата выдачиДата возвратаОтметка о состоянии
Шуруповерт «Ермак»123654Сахов03.09.202004.09.2020Хорошо,
не заряжен аккумулятор
Тепловизор
«Сик Про»
123987Гусев04.09.202004.09.2020Отлично
Пример учета инструментов

Внедрили учет расхода и остатков материалов. Другая беда ― учет остатка материалов. Это частая проблема монтажных компаний: объект сдали, материалы остались, а куда их и как учитывать? Нужно наладить учет расхода этих материалов и их остатков на складе, чтобы перераспределять их на новые объекты, а не закупать новые расходники, когда есть еще с прошлого проекта. Для этого сделали отдельный склад и назначили кладовщика, который вносил данные по запасам.

Разобрались с дивидендами. Завели систему фондов и правила распределения чистой прибыли в них. Это отразилось и на выплате дивидендов ― сейчас собственник получает их регулярно и больше, чем раньше.

Получили результаты

Было сложно работать над внедрением учета в компании с несколькими направлениями. Но это дало хорошие результаты. 

1. С помощью отчетов стало понятно, что магазин и монтаж слаботочных сетей дают стабильную прибыль. Директор стал развивать их ― вкладываться в рекламу и новых работников.

2. Детализация расходов в отчете о прибылях и убытках указала на черные дыры, в которые сливались деньги ― растерянные инструменты и неиспользуемые остатки материалов. Получилось их оптимизировать с помощью наведения порядка: учета расхода и остатка материалов, инструментов.

3. Создали правила распределения чистой прибыли и систему фондов, в том числе фонд дивидендов. Это помогло директору разделить личные деньги и финансы бизнеса, и получать достаточно денег на регулярной основе, не изымая их из компании хаотично.    

4. Сократили расходы на производственный процесс и увеличили прибыль компании ― ведь выручка не поменялась, а тратить стали меньше. 

5. Высвободили деньги, которые были заморожены в запасах. 

6. Контролируем, нужно ли что-то дополнительно оплатить заказчику и уже не забываем выставлять счет.

7. Отслеживаем, сколько планировали потратить на заказ, а сколько уходит на самом деле.

Собственник думал, что мы поработаем три месяца и все. Но мы вместе ведем учет и анализируем данные уже 8 месяцев, он планирует работать и дальше.

Вот, что вы можете сделать, чтобы навести порядок в своей компании.

Пройти наш курс «Деньги под контролем» 
Записаться на стратегическую сессию со специалистом по финансам

Все это бесплатно. Вы можете начать прямо сейчас. 

Финансовый директор для малого бизнеса

Постоянное сопровождение. Наведем порядок в финансах, соберем отчетность, проанализируем цифры и дадим информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Записаться на консультацию Это бесплатно
9 октября
1 316