Алина Аскарова
Алина Аскарова
рассказала про учет сделок
Анна Попова
Анна Попова
восхитилась учетом сделок

Управленческий учет — это не только ДДС, ОПиУ и баланс. Инструментов, которые помогают управлять бизнесом на основе цифр, множество. Сегодня мы поговорим об одном из них — листе учета сделок. Мы разберемся, зачем учет сделок нужен при составлении ОПиУ, каким образом с его помощью можно анализировать проекты и обязательно ли вводить этот отчет в вашу компанию.

Учет сделок — что за зверь?

Учет сделок — это отчет, в котором отражаем доходы и расходы по каждому проекту. Ключевая цель отчета: четко отслеживать, сколько тратим на конкретную сделку и сколько получаем в итоге. В результате видим маржинальность сделок и контролируем проект на каждом этапе.

Фрагмент учета сделок. Скачать шаблон

Давайте разбираться на примере. Есть строительная компания ООО «Тигр». У нее много проектов: часть из них компания закрывает в течение месяца, другие длятся дольше. По каждому проекту компания работает с подрядчиками, закупает материалы, несет расходы на аренду оборудования.

Данные по сделкам разбросаны по разным договорам. Постоянно их перечитывать — не вариант: представляете, сколько на это будет уходить времени? Зато, если всю информацию упорядочить, дела пойдут куда проще и бодрее. То есть, лист учета сделок — это инструмент, который помогает упорядочить разные данные по проектам.

Из листа учета сделок собственник ООО «Тигр» видит, какие проекты уже закрыты, а какие в работе, сколько расходов понесла компания по каждой конкретной сделке и сколько прибыли получила.

Кому нужен учет сделок

Учет сделок — на самом деле не такой важный инструмент, как ДДС, ОПиУ или баланс.  Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет понять, нужно ли вам внедрять этот инструмент.

Учет сделок нужен вашей компании, если: 

1.У вас есть проекты, которые длятся дольше месяца. 

2.У вас есть подозрение, что ваша компания постоянно соглашается на невыгодные сделки. Поэтому вам важно оценивать эффективность каждого проекта. 

3.Вам нужно контролировать дополнительные показатели по сделкам. Например, длительность сделки. 

4.У вас возникают сложности при сборе ОПиУ. Вам не удается посчитать выручку и прямые расходы.

Ну что, 100% совпадение? Или почти 100%? Тогда давайте разберемся более детально, почему учет сделок — секретное оружие, которое поможет вам не теряться в проектах и заключать выгодные сделки. Поехали!

Помогает оценить выгоду от проекта

Сделка эффективна, когда после ее завершения мы не уходим в минус или в ноль. Если учет сделок не ведется, можно сразу не понять, что проект, который на первый взгляд выгодный, на самом деле убыточный. Разберем на примере.

Дальневосточная компания «Василек» занимается продажей оборудования. В услуги компании входит доставка заказа, разгрузка и установка. Однажды в «Василек» обратились клиенты из Санкт-Петербурга. Они сделали заказ на 500 тысяч рублей. Собственник «Василька» доволен, однако в конце месяца, смотря на отчеты от финдира, он понимает: несмотря на увеличение выручки в этом месяце, прибыль осталась на прежнем уровне. Что произошло?

А произошло следующее. Расходы по сделке «съели» доходы. Чтобы доставить товар с Дальнего Востока в Санкт-Петербург, пришлось понести существенные расходы. С 500 тысячами выручки по этой сделке после учета расходов на доставку, разгрузку и установку собственнику «Василька» пришлось попрощаться. 

Лист учета сделок фиксирует все прямые расходы компании по проекту. Поэтому после его завершения вы можете посчитать, не превысили ли расходы доходы — и оценить эффективность сделки. Если она в итоге оказалась невыгодной, как у ООО «Василек», в будущем вы сможете со спокойной совестью отказываться от аналогичных проектов.

Позволяет посчитать «незавершенку»

«Незавершенкой» в учете сделок мы называем НЗП: незавершенное производство. Например, у нас есть проект, который мы закроем только через несколько месяцев, но тратимся на него уже сейчас: закупаем материалы, привлекаем подрядчиков.

Отразить эти затраты как расходы в ОПиУ мы сможем только после того, как закроем проект и признаем по нему выручку. Как не потерять эти данные?

Спойлер: чтобы не забыть про затраты по незавершенному проекту, отразим их в учете сделок и учтем как незавершенное производство в балансе.

Помогает со сбором ОПиУ

Чтобы подсчитать ежемесячную выручку, нужно понять, на какую сумму вы оказали услуги или отгрузили товары в этом месяце. Здесь поможет учет сделок.

Для подсчета выручки в листе учета сделок вы указываете дату закрытия каждого проекта. Дальше настраиваете сводную таблицу, чтобы выручка по сделкам, закрытым в определенном месяце, суммировалась. Это и будет ваша итоговая выручка за месяц.

Фрагмент учета сделок. Скачать шаблон
Фрагмент свода для ОПиУ. Скачать шаблон

Аналогично поступаем с расходами. В сводную таблицу по формулам подтягиваем прямые расходы по тем сделкам, которые закрыли в этом месяце, и заносим их в отчет о прибылях и убытках.

Дает возможность просчитать гипотезу

Спойлер: это самая неочевидная функция листа учета сделок. Однако если вам нужно быстро прикинуть расходы на тот или иной проект и оценить, насколько он для вас выгоден, учет сделок может вам пригодиться.

Например, компании «Малинка» предлагают новый проект на 1 млн. Собственник открывает учет сделок и прикидывает, сколько с него заработает.

Он указывает предполагаемую выручку в 1 млн и проставляет планируемые расходы: материалы — 650 тыс., субподряд  — 200 тыс., аренда техники — 50 тыс. Видит, что с проекта заработает 100 тыс., и уже принимает решение, брать его в работу или нет.

Итак, подведем итоги. Учет сделок — это инструмент, в котором вы фиксируете все доходы и расходы по проектам. С его помощью вы можете оценить эффективность конкретного проекта, сравнить проекты между собой, считать выручку и прямые расходы для отчета о прибылях и убытках и незавершенку — для баланса.

О том, как компании внедряют этот инструмент, вы можете прочитать тут: https://gazeta.noboring-finance.ru/uchet-sdelok

Финансовый директор для малого бизнеса

Постоянное сопровождение. Наведем порядок в финансах, соберем отчетность, проанализируем цифры и дадим информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Записаться на консультацию Это бесплатно
23 ноября
1 814