Сергей Краснов
Сергей Краснов
Держит деньги под контролем

Вот и свершилось ― компания настроила учет денежных средств. Но что делать после того, как система налажена и все нужные отчеты ведутся? Как управлять деньгами на основании данных финучета? Вот четыре шага, которые помогут анализировать денежный поток компании.

Следить за соотношением поступлений и выбытий денег

Вести график поступлений и выбытий денег необходимо. Он поможет прогнозировать результаты, искать причины провалов и распределять деньги. 

Ваша основная задача здесь ― следить, чтобы денежный поток был положительным, то есть к вам должно приходить больше денег, чем вы тратите.

Пример графика поступления и выбытия денег. В этой компании в феврале, мае и июле денег больше уходит, чем приходит.

Искать аномалии и создавать правила

Когда компания собирает данные о движении денежных средств, через некоторое время у нее накапливается достаточно данных для анализа. Можно сравнивать разные периоды или статьи расходов.

Иногда получается так, что какой-то период или статья расходов выбивается из общей картины. Нужно найти причины этого, а еще лучше создать правило, которое поможет в будущем избежать перерасходов, неконтролируемых затрат. Вот, какие правила можно создать.

Согласовывать с вами существенные расходы. Можно обговорить, больше какой суммы расходы крупные.  Например, все, что больше 30 тысяч, согласовывать с вами.

Проводить все платежи через себя в кризисное время.

Установить лимит трат для оговоренных статей расходов. Скажем, не больше 20 тысяч в месяц на содержание офиса.

У Вани сеть копицентров. На аренду и содержание основного помещения типографии каждый месяц тратилось от 35 до 50 тысяч рублей. Но в декабре, январе и феврале ―   от 70 до 85 тысяч.

Чтобы разобраться в этом, Ваня позвал администратора и уточнил, с чем связаны такие расходы. Оказалось, что с оформлением офиса к новому году и февромартовским праздникам. 

Это была аномалия. Поэтому Ваня ввел такие правила: все траты больше 10 тысяч рублей согласовывать с ним, все инициативы финансово обосновывать до их реализации.

Планировать поступления и траты

Составить план помогут ответы на вопросы об ожиданиях. 

Вопросы для планирования поступлений.  

1. Кому уже выставлены счета? Можно составить реестр выставленных счетов, чтобы точнее отслеживать этот параметр.

2. Когда обещают оплатить? Для этого можно спросить клиента ― «Когда вы планируете оплатить счет?» Эту дату внесите в реестр выставленных счетов.

3. Какие продажи планируются?

4. Какова вероятность выполнения плана?
Вопрос для планирования трат: «Кому мы должны заплатить?» Можно пройтись по категориям ― поставщики, другие контрагенты, сотрудники, владельцы. Посмотрите по отчетам за прошлые месяцы, сколько вы обычно тратите по конкретной статье — если ничего особенного по ней в следующем месяце не планируется, заложите примерно такую же цифру.
Планировать финансовый поток помогают два инструмента: платежный календарь и бюджет.

В бюджете по статьям на один или несколько месяцев расписываются ожидаемые поступления и расходы.

Бюджет в нашем сервисе финучета «Табло»

Платежный календарь составляется на меньшее время ― от недели до месяца. В нем понедельно видно, когда и кому нужно заплатить, сколько поступлений ожидается и в какой срок. А еще в платежном календаре видно, будут ли кассовые разрывы.

Платежный календарь, шаблон которого можно скачать на нашем сайте. Видно, что 5-8 и 11-13 августа будут кассовые разрывы, если ничего не поменять

Ведение бюджета и платежного календаря помогает управлять деньгами компании: предвосхитить кассовые разрывы, избежать просрочек платежей, оптимизировать расходы. Бюджетирование помогает взять деньги компании под контроль: знать, сколько денег в компании есть сейчас, сколько ожидается и распределить средства так, чтобы на все хватало.

Анализировать прогнозы и улучшать точность планирования

Если планирование не дается, ожидание и реальность сильно отличаются, нужно пересмотреть свой подход к планированию. Например, проанализировать, что именно сбывается в ваших прогнозах, а что остается только в мечтах. Это можно сделать в рамках план-фактного анализа. Нужно сравнивать по статьям расходов и доходов планируемую сумму и фактическую. Хорошо бы и обозначать ― здесь сошлось, тут плюс-минус, а это как будто пальцем в небо.

Вот пример план-фактного анализа. Здесь видно, что точность планирования по показателям разная. Выручку спланировали с точностью 80%, это не так уж плохо, но можно точнее. А вот чистая прибыль спланирована с точностью 46%, и здесь нужно поупражняться в точности.

Самая сложная часть работа над ошибками ― поиск причины, по котором план не получилось достичь. Учет этих ошибок поможет повысить точность планирования.

Выделение совпадений и несовпадений плана и факта ― важная часть аналитической работы. Это позволяет задуматься, почему именно не получилось достичь планируемой суммы и что можно предпринять в будущем. Рассмотрим упрощенный пример план-фактного анализа фабрики натуральных сладостей. Кроме производства сладостей, фабрика оказывает сопутствующие услуги ― мастер-классы по изготовлению десертов и тематические экскурсии.

План

Факт

Продажа товаров

800 т.р.

700 т.р.

Корпоративным клиентам

400 т.р.

380 т.р.

Частным клиентам

300 т.р.

270 т.р.

На выставке-продаже

100 т.р. 

50 т.р. 

Оказание сопутствующих услуг

500 т.р. 

150 т.р.

Корпоративным клиентам

350 т.р. 

20 т.р.

Частным клиентам

150 т.р.

130 т.р. 

1 300 т.р.

850 т.р.

Здесь видно, что продажи на выставке не оправдали ожиданий. Нужно узнать почему, может быть, не подготовились к выставке ― менеджер был не активен, стенды были плохо оформлены. А может быть, такая выставка ― не лучшее место продажи именно этих товаров. К тому же бросается в глаза невыполнение плана по оказанию сопутствующих услуг у корпоративных клиентов. Возможно, эта услуга не интересна корпоративным заказчикам или ее неправильно позиционировали для предприятий. 

Планирование ― это не способ предсказать будущее, это обозначение желаемого и поиск способов выполнить намеченное.

Ваня в студии печати запланировал на месяц прибыль 700 тысяч. Но в первый месяц пришло только 200. Конечно, Ваня погрустил, но вместе с этим он провел анализ. 

Оказалось, что план не сошелся из-за корпоративных клиентов: он возлагал на них большие финансовые ожидания. Счета уже были выставлены, но клиентов не довели до оплаты. 

В следующем месяце Ваня составил табличку, в которую занес все выставленные счета, лично обзвонил всех корпоративных клиентов и спросил, когда они планируют оплатить. Он занес эти даты в табличку и планировал теперь, учитывая эти данные. Еще Ваня попросил продажника напоминать клиентам о счете за день до предполагаемой оплаты. 

План начал выполняться бодрее, и студия печати собрала уже 400 тысяч из планируемых 700. Таким образом, Ваня спланировал не только цифры, но и действия, которые помогли их достичь.

Чтобы управлять финансовым потоком, нужно собирать фактические данные о движении денег, анализировать их и планировать, сколько будет потрачено и заработано в дальнейшем. Это объемная аналитическая работа, и мы всегда рекомендуем руководителя делегировать ее.

Вы можете нанять финансового менеджера в штат. А можете воспользоваться нашей услугой «Финансовый директор на аутсорсе» — гарантированно получите классного специалиста в команду, который по проверенной технологии наведет порядок в финучете и поможет принимать прибыльные управленческие решения на основе цифр.

Финансовый директор для малого бизнеса

Постоянное сопровождение. Наведем порядок в финансах, соберем отчетность, проанализируем цифры и дадим информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Записаться на консультацию Это бесплатно
19 августа
1 139