Сырьевая себестоимость в Гугл-таблицах: элегантное решение здесь и сейчас

Елена Федорович
Елена Федорович
финдиректор НФ
Илья Еремин
Илья Еремин
редактор

Компания делает востребованный продукт высочайшего качества, но в финансовом учете не хватает информации для принятия управленческих решений. Из-за этого собственник бизнеса связан по рукам и ногам: он хочет развивать компанию, но не знает, что на самом деле приносит ему деньги. Таких ситуаций в нашей практике очень много (практически каждая), и именно так было у одного из наших клиентов — производителя тротуарной плитки.

Затык был в сырьевой себестоимости, а точнее в том, что собственник ее не знал. Вот, скажем, компания производит 217 видов плитки — и непонятно, какие из этих видов приносят прибыль, а какие нет. Или клиент просит скидку, а собственник не знает, упадет он с такой скидкой ниже себеса или нет. Короче, одна неопределенность.

В этой статье я расскажу, как мы настроили расчет сырьевой себестоимости за месяц, почему сделали это в Гугл-таблицах и что увидели после анализа маржинальности тротуарной плитки.

Сырьевая себестоимость — это затраты на единицу произведенной продукции, в нашем случае, тротуарной плитки. Иначе говоря, это цена ресурсов, израсходованных на то, чтобы продукт появился.

«А почему бы просто не посчитать себестоимость в 1С?»

В компании действительно была 1С. Там фиксировали, сколько компания купила сырья для производства и по какой стоимости, а потом, сколько продукции произвели и, тоже, сколько она стоит. Дальше посчитать — дело техники: вот у тебя есть произведенная продукция, а вот информация, во сколько она тебе обошлась с точки зрения сырьевой себестоимости.

Но всё так только в идеальном мире. В реальности данные о запасах сырья вносились в 1С, как попало.

Сегодня пришла поставка 10 мешков цемента по 50 кг каждый — в 1С занесли «Цемент, 10 мешков, по 7 000 ₽ каждый».

Завтра пришла поставка от другого поставщика, который не фасует цемент по мешкам, а просто высыпает из кузова на склад — в 1С заносим «Цемент, 500 кг, 54 000 ₽»

И это только один из множества примеров таких разночтений. 1С, в конечном итоге, превратилась в свалку мешков, килограммов, граммов, тонн и кубометров. 

В результате, когда собственник хотел узнать себестоимость тротуарной плитки, вот, что он делал: заходил в 1С, смотрел на шиш с маслом, потом садился и часов десять тратил на то, чтобы ее все-таки посчитать. Конечно же, регулярно обрекать себя на такое удовольствие ему не хотелось.

Поэтому собственник попросил автоматизировать подсчет себестоимости и сделать его регулярным, чтобы он мог в любой момент зайти и посмотреть её по интересующему товару. Для этого отлично подходит 1С, но в нашем случае работать в ней было бы долго — пока поймешь, как навести порядок, пока дашь ТЗ программистам, пока дождешься. Плюс компания уже тогда собиралась переходить на другую учетную систему, и эта большая работа в 1С была бы нужна буквально пару-тройку месяцев.

А нам нужен был результат минимальными силами и максимально быстро — поэтому мы выбрали Гугл-таблицы.

Шаг 1. Настроили учет запасов, чтобы определить актуальную стоимость сырья и материалов

Чтобы посчитать себестоимость плитки, нам нужно сначала зафиксировать, а что у нас вообще лежит на складе и сколько это стоит. Это называется учетом запасов. 

Как я уже рассказывала чуть раньше, учет запасов в компании был, но пользоваться им в полной мере не получалось. Поэтому мы решили вести его с чистого листа, но прежде сделали три важные вещи.

1. Утвердили единицы измерения. Мы определили, какое сырье в чем нам удобнее всего измерять. Все сыпучие материалы теперь измеряем только в килограммах (а не в мешках), расходные материалы в штуках (а не в коробках) и так далее.

Приемкой товара занимается бухгалтер, и мы сделали для него прямо в табличке форму для перевода единиц измерения при заводе накладной. Вроде бы, простая операция, можно провернуть ее в уме или на калькуляторе, но все же намного удобнее, когда думать об этом вообще практически не надо.

2. Исключили НДС из стоимости сырья. Дело в том, что учет сырья нам нужен, по сути, для расчета расходов на это самое сырье. А НДС — это транзитный налог, который граждане РФ платят государству через бизнес. То есть, бизнес — это только лишь передаточное звено, НДСные деньги никогда не были и не будут нашими, чтобы записывать их в расходы или доходы. Поэтому все цены сразу же очищаем от НДС и только потом заносим в таблицу.

3. Провели инвентаризацию склада уже по новым правилам. Тем самым мы закончили создание таблицы, в которой видим всё о нашем сырье: сколько его было в начале месяца, сколько в конце.

Такую таблицу мы собираем каждый месяц

Шаг 2. Определили нормы расхода сырья, чтобы считать себестоимость продукции

Если подходить к подсчету себестоимости максимально топорно, то это будет так: взяли набор сырья → сделали из него партию плитки → записали использованное сырье в расходы. Но так как производство у нас немаленькое, то эту рутиннейшую цепочку действий пришлось бы повторять 1000+ раз за месяц.

Но можно же проще. На производстве для каждой единицы товара есть технологические карты, в которых прописано, сколько каких материалов нужно взять для производства определенного вида плитки.

Когда мы знаем нормы расхода сырья, расчет себестоимости становится задачкой уровня 5 класса:

Производство произвело плитку. Мы знаем, какого она вида и в каком количестве.

В нормах расхода сырья смотрим, сколько сырья нужно для производства одной такой плитки.

В учете запасов видим стоимость этого сырья.

Складываем стоимость сырья, умножаем его на количество плитки.

Вуаля! Получаем себестоимость.

Дальше остается только сверить расход сырья по нормативам с реальным расходом сырья. Мы в первые разы получили довольно большие погрешности, поэтому позже пересмотрели нормы расхода и теперь все получается ровно.

Кстати, этим инструментом можно контролировать производство. У нас были ситуации, когда при сверке мы обнаруживали, скажем, недорасход по одному виду щебня и перерасход по другому. Когда копнули глубже, узнали, что на производстве их порой путали — получается, действовали не по технологии. Мы скорректировали этот момент и улучшили качество продукции.

Шаг 3. Начали вести учет произведенной продукции

Сейчас надо кое-что объяснить. Возможно, пару-тройку абзацев вы ничего не будете понимать, но потом картинка сложится.

Зачем бизнесу вообще считать себестоимость? Мы уже проговорили две причины в начале статьи: чтобы находить убыточные виды, чтобы давать скидки. Но есть и более фундаментальная цель — просто понять, сколько расходов мы несем на себестоимость.

Расходы на себестоимость — это стоимость сырья, которое мы использовали для производства реализованной продукции. Слово «реализованной» тут ключевое! Когда товар произведен, но лежит у нас на складе, то мы еще не понесли никаких расходов. Из компании ведь ничего не ушло: вот вся наша щебенка, цемент, красители — просто не по отдельности, а уже в виде готовой плитки.

Давайте еще на примере: компания купила 10 тонн цемента за 100 000 рублей, чтобы произвести 50 партий плитки. В июне удалось продать 25 партий. Значит, вместе с выручкой за эти 25 партий компания должна признать расход на цемент для этих 25 партий — 50 000 рублей. Не все сто тысяч, и именно пятьдесят.

И вот учет произведенной продукции нам нужен был именно для того, чтобы правильно признавать расходы компании. А еще здесь мы видим, сколько денег у нас заморожено в произведенной, но еще не проданной продукции. Сам инструмент похож на учет сырья: фиксируем, какая плитка лежит у нас на складе и сколько она стоит. Именно в отчете мы пришли к нашему целевому показателю — сырьевой себестоимости по каждому виду продукции.

Шаг 4. Настроили учет продаж, чтобы посчитать маржу

Итак, мы на последнем этапе и уже знаем себестоимость каждого вида плитки, который мы продаем. Теперь можно сопоставить себестоимость с отпускной ценой плитки и посмотреть маржу — а это как раз то, чего хотел собственник. По марже можно и результат по каждому виду плитки оценить, и рассчитать комфортную для компании скидку.

Когда смотрели маржу, нашли несколько видов плитки с низкой маржой. По ним мы повысили цены, чтобы подтянуть маржу до средней по компании.

Главная ценность проделанной работы в том, что удалось быстро и без сложных инструментов узнать себестоимость продукции. Но не только в этом — мы в любом случае будем в дальнейшем переводить учет запасов в 1С, и нынешний учет в Гугл-таблицах станет для этого отличным фундаментом.

Ведь зачастую в компаниях начинают внедрять 1С сразу же. А мы разработали формы отчетности, поняли, какие показатели нам важны, разобрались со складом, ввели нормы производства. Иными словами, навели порядок. А автоматизировать порядок намного приятнее, проще и дешевле.

Как начать работать с нашим финдиректором

Эта история — лишь один из сотен кейсов финансовых директоров «Нескучных финансов». Мы работаем с компаниями из любых сфер — от услуг до сложного строительства — чтобы помочь им навести порядок в финансах, внедрить учет и начать управлять бизнесом на основе цифр.

Мы работаем по проверенной технологии, онлайн, с компаниями со всей России и Европы. Если для вас это актуально, приходите на онлайн-экскурсию: расскажем, чем сможем помочь в контексте задач именно вашей компании ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Оцените статью:
10
1
Опубликовано: 09.08.21 Просмотров: 906
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

07 мая 2021
2 674

Мазь от кассовых разрывов: что такое платежный календарь и как им пользоваться

Планируем денежный поток

5 мин.
Читать статью
10 июля 2019
2 499

Собственный капитал — главный показатель эффективности бизнеса

Выручка, прибыль, деньги на расчетном счету — это важные показатели. Но они ничего не говорят о том, успешен ли он. Можно годами работать, и со стороны даже хорошо работать, но по факту результат — нулевой.

3 мин.
Читать статью
08 июля 2019
3 034

Почему вам не стоит работать финдиректором в НФ

Записки запертого финдиректора №4

4 мин.
Читать статью
02 июля 2019
2 728

Как вовремя вынимать деньги из бизнеса

Как показала практика, большинство наших клиентов не знает, как правильно выводить деньги из бизнеса. Если не знаете ответ на этот вопрос, в будущем будут проблемы.

2 мин.
Читать статью
22 января 2020
7 540

6 признаков, что ваши отчеты — внедрены

И вы заполняете их не просто по приколу

3 мин.
Читать статью
27 июля 2019
1 092

Почему цена аутсорса такая же, как у специалиста в штате?

Скрытые выгоды аутсорса

2 мин.
Читать статью