Сергей Ивченков
Сергей Ивченков
Финдир Нескучных рассказывает об особых инструментах учета для строительного бизнеса

Сегодня расскажем о нашем клиенте из Москвы, который работает с нами с февраля. Этот клиент начал сотрудничество с нами с «Фидиректора для малого бизнеса». В феврале не знал, зарабатывает ли вообще его бизнес. В конце апреля приступил к планированию результата лишь на месяц вперед. А к осени у него появились финансовый план до конца года и комплекс мер, который позволяет компании зарабатывать деньги там, где прежде теряла. Разберемся, как ему это удалось.

Справка о нашем клиенте

С наступлением кризиса проблемы у бизнеса нашего клиента обострились. Новых заказов резко стало меньше. А у клиентов, работу для которых компания уже выполнила, начались проблемы с оплатой. Ведь и у них упали продажи.

Компания продолжала исполнять обязательства по взятым в работу проектам и брать новые заказы. На исполнение обязательств требовались деньги. А их не хватало, потому что клиенты не платили.

Недостающие деньги приходилось занимать. В итоге собственники запутались в своих и чужих долгах, не понимали, они больше должны кредиторам или клиенты им, и прибылен ли вообще бизнес.

Оказалось, что все беды от того, что не был налажен учет, и большой задолженности клиентов перед компанией. А долги клиентов — проблема строительной отрасли и в более благополучные времена.

Прогнозирует выручку и расходы

Специфика строительной отрасли — длительные, вплоть до нескольких лет, сроки реализации проектов и поэтапная оплата работы. Когда очередной договор подписан, уже известно, к какому сроку компания должна выполнить работы, получить за них расчет и сколько сама заплатит подрядчикам.

Проблема в том, что все эти сведения не сведены воедино. Они есть в отдельных договорах, договоров много, а поднимать их все каждый раз нереально. Но если свести все нужные собственнику сведения по проектам в один документ, задача упрощается.

Этим документом стал Лист учета сделок. Оттуда видно, какие обязательства компания выполнила по каждому проекту и его отдельным этапам, каких привлекла подрядчиков и сколько им заплатила, сколько выплатила агентских и командировочных. Вся эта информация позволяет спрогнозировать выручку и расходы не только на ближайший месяц, но и на весь срок реализации каждого проекта. Теперь наш клиент знает наперед свою выручку по месяцам до конца года. Цифр называть не будем — это конфиденциальная информация.

Как выглядит Лист учета сделок, показывает таблица ниже. Все цифры и наименования в ней и далее используем только для наглядности. Ничего общего с каким-либо реальным бизнесом они не имеют, возможны разве что случайные совпадения.

Лист учета сделок. Здесь представлена общая и детальная информация по проектам, которая интересует собственников. Фрагмент отражает выручку и затраты на командировочные. Выручка и затраты сгруппированы по заказчикам. Можно группировать и по направлениям бизнеса, выполняемым работам или оказываемым услугам и т.п.

В Лист учета продаж попадают договоры, которые еще не подписаны, а находятся в стадии обсуждения. И те, что подписаны, но работу по ним компания не начала. Как только начинаются работы — договор переходит в Лист учета сделок. Так происходит с 90% договоров из Листа учета продаж.

90%

договоров из Листа учета продаж перекочевывают в Лист учета сделок

Лист учета продаж отражает ключевые для планирования будущей выручки параметры договоров, исполнять обязательства по которым компания еще не начинала

Лист учета продаж показывает, как увеличится выручка, когда компания начнет исполнять обязательства по новым договорам. Ведь уже ясно, на какие этапы будет разбит каждый договор, когда они будут закрываться и какие суммы компания получит на каждом этапе.

Прогнозирует кассовые разрывы

У клиента появился платежный календарь, который позволяет заранее предвидеть кассовые разрывы.

Кассовый разрыв — ситуация, когда бизнес прибыльный, но не хватает живых денег на текущие расходы.

Платежный календарь — это разновидность отчета о движении денежных средств (ДДС). В обычном отчете о движении денег приход и уход денег фиксируются постфактум. А в платежном календаре клиент видит поступления опаты и затраты, которые отражаются на основе Листа учета сделок и Листа учета продаж.

Платежный календарь. Серые колонки — план. Зеленые — факт. Светло-красным подсвечен предстоящий кассовый разрыв

В платежном календаре поступления оплаты и затраты детализированы по месяцам и неделям. Видно, когда и сколько надо заплатить подрядчикам, когда и какие компания понесет постоянные расходы, а когда сама получит расчет по проекту. К плановым значениям по мере надобности добавляются фактические. Клиент назначил ответственных за то, чтобы цифры вносились в отчетные документы вовремя.

Платежный календарь показал — в ноябре и декабре компании грозят кассовые разрывы. Что с этим делать, клиент пока не решил. Но повод задуматься у него появился. А еще в начале года очередной кассовый разрыв был сюрпризом. Собственники узнавали о нем, когда он уже наступал, и лихорадочно искали выход. Теперь есть шанс, если не избежать, то подготовиться.

Увидел, где теряет деньги

Новые отчетные инструменты помогли клиенту не только спрогнозировать финансовый результат, но и понять, на чем бизнес теряет деньги. Главные узкие места — рост затрат при привлечении подрядчиков, затягивание сроков реализации проектов и неаккуратность в расчетах со стороны заказчиков. Всё это клиент знал и раньше. Но не знал, что с этим делать. А теперь собрал достаточно информации, чтобы принять необходимые управленческие решения.

Расскажем, что это за решения такие.

1. Свел к минимуму роль подрядчиков

Анализ расходов и их доли в выручке показал — почти всю прибыль съедали подрядчики. В прошлом году лучшие финансовые результаты компания показала в октябре и ноябре. Именно в эти месяцы она выполняла работы своими силами, а участие подрядчиков было минимальным. 

Раньше в компании, когда брались за новые проекты, не задумывались, способна ли она осилить их без посторонней помощи. Теперь отдают предпочтения тем, где без подрядчика можно обойтись совсем, сделать всё силами собственных штатных специалистов — геодезистов, проектировщиков и других.

Конкретных цифр опять же не называем из соображений конфиденциальности. Но общая тенденция — чем ниже доля участия подрядчиков, тем выше прибыль. В июле и августе компания свела к минимуму участие подрядчиков в проектах и получила лучший финансовый результат с начала года.

2. Меняет систему мотивации

Узкие места при реализации каждого проекта — затягивание сроков сдачи самой компанией и оплаты выполненных работ заказчиками. У каждого проекта есть руководитель, который отвечает за обе эти составляющие. Поэтому клиент решил поменять систему мотивации руководителей проектов.

В новой системе мотивации зарплата руководителей проектов будет зависеть от трех факторов:

1. Сроки сдачи проектов. Чем дольше работа над проектом, тем больше расходов по нему, которые съедают прибыль. В Листе учета сделок есть графы для плановой и фактической дат сдачи каждого проекта.

2. Выполнение плана по выручке — этому посвящен раздел Листа учета сделок.

3. Выполнение плана по поступлениям от заказчиков. Руководитель проекта отвечает за то, чтобы все оплаты по его проектам поступали вовремя. Если заказчик задерживает оплату, руководитель проекта выступает в роли коллектора. Результаты всех руководителей проектов суммируются и сводятся в отдельную таблицу в Платежном календаре.

Таблицы, по которым клиент  определяет эффективность руководителей проектов, выглядят так.

Подобные таблицы клиент использует для оценки того, как руководители проектов выполняют планы по выручке и поступлениям от клиентов

Новую систему мотивации клиент пока только разрабатывает. А мы продолжаем сотрудничать с ним. Так что увидеть, как новая система отразится на финансовом результате его бизнеса, нам еще предстоит.

Финансовый директор для малого бизнеса

Профессиональный финдиректор «Нескучных финансов» возьмет на себя управление финансами вашей компании. Он будет регулярно предоставлять цифры, чтобы вы принимали на их основе управленческие решения. 

Что делает финансовый директор:
— Внедряет все необходимые управленческие отчеты
— Обеспечивает ежемесячный сбор цифр по компании
— Анализирует показатели и находит точки роста чистой прибыли
— Планирует финансовый результат и ведет бюджеты
— Рассчитывает финансовую целесообразность новых идей

Работаем удаленно с компаниями со всего мира. Услуга подходит компаниям с выручкой от 3 млн ₽ в месяц.

Чтобы получить скидку 5% на первый месяц сопровождения, позвоните по телефону 8 800 551 85 81 и назовите промокод ГАЗЕТА.

Подробнее об услуге »
Подробнее об услуге »
21 июля
53