Как понять, что пора автоматизировать управленческий учет

Дмитрий Фурье
Дмитрий Фурье
самый опытный финдир
Владимир Серов
Владимир Серов
расставил запятые

«Сколько можно заполнять таблички? Дай-ка я все автоматизирую!» — думает предприниматель и зачастую ошибается. Я работаю финансовым директором для малого бизнеса, и не раз сталкивался с такими мыслями у предпринимателей. Как правило, автоматизация им не нужна.

В этой статье разберемся, когда автоматизация нужна, а когда — просто хотелка.

Ну что, автоматизируем?

Сразу к делу. Автоматизировать можно, когда понятна методология, то есть вы полностью контролируете учет.

1. Определили, откуда берутся цифры. У вас перед глазами все источники данных. Если что-то смущает, вы знаете, кому позвонить или как проверить правильность цифры в какой-нибудь 1С. Если не знаете, откуда берутся цифры, то в отчетах будет автоматизированный хаос.

2. Знаете, почему цифры именно такие. Например, у вас есть дебиторка по поставщикам. Часть задолженности вы можете посмотреть в банковской выписке, но если работаете с наличными — отдельно фиксируете, кто и сколько вам должен. То есть управляете дебиторкой и держите все цифры под контролем.

3. Назначили ответственных за внесение данных в таблички. Некоторые данные нельзя получить по щелчку — нужно выцепить сотрудника, который в курсе дел, и задать ему вопрос. Например, вы точно знаете, что Василий Петров заведует складом, а Петр Васильев следит за кредиторкой.

В общем, если разбудить вас среди ночи и попросить рассказать, как закрыть период по прибыли, а вам нечего ответить, то рановато думать про автоматизацию. Сначала нужно лично провозиться с табличками хотя бы месяц, чтобы знать отчеты так же крепко, как таблицу умножения.

Частично автоматизировать учет можно в любой момент

Частичную автоматизацию можно начать хоть сейчас. 

К примеру, на склад приезжает товар, и кладовщик заносит наименование и количество в систему учета. Когда кладовщик отгружает товар, также заносит это в систему. Тут все просто и понятно — поэтому можно автоматизировать. Или вы раз в месяц закупаете одинаковое количество булочек в свою кофейню у одного и того же поставщика — тоже можно автоматизировать.

Не пытайтесь автоматизировать сразу все, потому что это дорого и вообще можно запутаться. Начинайте автоматизацию с наиболее понятных процессов в вашем бизнесе — курочка по зернышку клюет.

Чек-лист для тех, кто хочет автоматизировать прямо сейчас

Если метафора с курочкой не зацепила, держите чек-лист:

  1. Я четко знаю, как провести всю автоматизацию руками, и могу продемонстрировать это в любой момент. 
  2. У меня есть люди, которые будут обслуживать автоматизированную систему: вносить данные, проверять правильность и брать на себя ответственность. Еще у меня есть деньги, чтобы платить им зарплату.
  3. Я сам составлю техническое задание на автоматизацию, потому что полностью понимаю все процессы, и проконтролирую работу.

Проговорили все три пункта? Если все сходится, вы готовы к автоматизации. Что-то не сошлось — пожалуйста, посидите над табличками ради своего же блага, иначе есть риск автоматизировать бардак.

Оцените статью:
Опубликовано: 29.12.19 Просмотров: 1 133
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

30 сентября 2020
4 663

Руководство по импорту и экспорту товаров

Какие расходы придется понести и как отразить это в финучете

4 мин.
Читать статью
30 октября 2019
1 386

Продажи по себестоимости — не такая уж глупая затея

Иногда это спасает от кассовых разрывов

2 мин.
Читать статью
21 января 2021
374

Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле

Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума».

5 мин.
Читать статью
05 июля 2019
5 547

Как нанять специалиста по финансам

Ответственного, порядочного и результативного

5 мин.
Читать статью
21 июля 2019
2 342

Как Генри Форд избежал кассового разрыва в $38 млн

Ситуацию с бизнесом в США в конце 1920 года американский бизнесмен Генри Форд характеризовал как «застой в делах». Львиная доля американских автомобильных фабрик закрылась, изрядная их часть с потрохами ушла за долги в собственность банков. О финансовых трудностях каждого промышленного гиганта как минимум ходили слухи. Не слава богу шли дела и у Форда.

3 мин.
Читать статью
14 июля 2019
2 268

Операционный рычаг: как понять, насколько устойчив ваш бизнес

Ваш бизнес — это танк или «Феррари»?

3 мин.
Читать статью