Татьяна Тюльпинева
Татьяна Тюльпинева
финансовый директор
Павел Лыков
Павел Лыков
Компания PSP

Компания PSP занимается производством наружной и интерьерной рекламы в Самаре и Тольятти. Собственник компании, Павел Лыков, обратился к нам главным образом из-за ощущения, что его компания не зарабатывает. 

Знаете, часто бывает: подозреваешь что-то плохое, а на деле все нормально, зря переживал. И вот мы собрали ОПиУ за 2019 год — увидели, что 8 из 12 месяцев 2019 года компания работала в убыток. Упс.

За счет прибыли прошлых годов все было не так плохо, как звучит сходу. Поэтому стали с чувством, толком, расстановкой работать над исправлением ситуации. Вместе мы оптимизировали расходы компании через пересмотр нормативов по работе сотрудников, а также научились заранее рассчитывать рентабельность проектов и отбирать только те, что действительно выгодны.

Оптимизация расходов

На производстве PSP действует система нормативов. Создание каждой рекламной конструкции разбито на действия, по каждому из которых определена норма затрачиваемого времени. Скажем, наклеить квадратный метр пленки — 13 минут, собрать объемную букву высотой 30 сантиметров — 20 минут, световой короб метр на метр — 45 минут. Суммируем действия, получаем затраты человеко-часов и общую стоимость работы сотрудников над каждым проектом.

Я предложила пересмотреть нормативы — сравнить их с тем, сколько сотрудники тратят на операции на самом деле. Оказалось, что за счёт внедренных за прошлый год оптимизаций технологических процессов  некоторые виды работ стали делаться в два раза быстрее. Некоторые, наоборот, оказались слишком долгими по сравнению с нормативом. Нормативы пересмотрели и оказалось, что по части проектов можно снижать цены и брать их больше, а от других, наоборот, отказаться. В итоге, расходы несем плюс-минус те же, но направляем их на более эффективные проекты.

Поставили правильные нормативы — можем лучше распознавать выгодные заказы

Этот пример здорово раскрывает смысл слова «оптимизация». Собственник не стал тратить меньше денег на зарплаты. Но за те же зарплаты сотрудники стали выполнять больше работы, поскольку нормативы стали лучше соответствовать действительности. Расход остался прежним, но его эффективность выросла.

Мы запланировали еще несколько шагов по оптимизации расходов, но наступил март, а за ним и апрель 2020 года. Если вы читаете статью много позже, то напомним — бахнул коронавирус. Но меры-то хорошие, поэтому поделимся:

пересмотреть договор аренды, договориться на стоимость пониже

сократить неэффективных сотрудников и нанять на их место тех, кто будет приносить больше пользы за то же время

внимательнее платить поставщикам — некоторые из них предоставляют скидку при оплате в рамках определенного периода, и если платить в последний день этого периода, то получится и отсрочку сохранить, и скидку получить

Контроль расходов

Фокусироваться на расходах и не отпускать их в свободное плавание помогают бюджеты — то есть, планирование расходов перед началом месяца и строгое им следование. Так удается не тратить сколько придется по факту. 

Расходы поделили на переменные и постоянные. С переменными все просто: они напрямую зависят от выручки, так что чем их больше, тем даже лучше. Можно особо не заморачиваться над контролем.

Переменные расходы всегда идут вслед за выручкой

Постоянные расходы от выручки не зависят, их легко упустить из внимания. Поэтому для них ввели контроль по правилу светофора:

видим отклонение до 5% — ничего не делаем, все ок

отклонение 5-15% — продолжаем работать, но параллельно пытаемся вернуть расход на тот уровень, на котором он должен быть

отклонение больше 15% — объявляем тревогу по этому расходу и перестаем платить в эту область деньги, пока не выясним причины

Калькулятор рентабельности проектов

Часть заказов PSP получает через тендеры, которые подразумевают соревнование по ценам — кто предложит самую низкую, тот и победил. Важно вовремя остановиться, чтобы не взять заказ по цене, при которой невозможно выполнить его качественно и не уйти в минус. 

Ответить на этот вопрос помогает калькулятор, по которому можно быстро оценить рентабельность проекта по трем параметрам сразу: маржинальность, выручка на человеко-час, рентабельность по чистой прибыли.

Этап маржинальности. Здесь мы вычитаем из выручки по проекту затраты на его выполнение: стоимость материалов и гонорары сотрудникам. Оцениваем маржинальность, если она нас устраивает — идем дальше. Если нет, то нужно или поднять цену, или найти способы сделать проект дешевле.

Вводим цену на договор и расходы — получаем, вписывается ли заказ в наших нормы по маржинальному доходу

Этап выручки на человеко-час. В компании принято, что каждый час работы сотрудника должен приносить определенное количество выручки. На этом этапе сверяем норму с фактическим показателем по проекту. Бывает так, что приходит заявка на крупный заказ и выручка затуманивает буквально всё. А потом оказывается, что выручка-то большая, но и заказ делаем всем коллективом полгода. Выгоднее было бы все это время брать обычные заказы.

Калькулятор рентабельности позволяет предвидеть эту ситуацию и скорректировать стоимость проекта, чтобы он соответствовал норме. Или отказаться от него и заняться другими.

Вбиваем трудозатраты — калькулятор считает, сколько выручки заработаем на человеко-час. Снова сравниваем с нормой и делаем вывод

Этап рентабельности по чистой прибыли. На финальную рентабельность проекта влияет налоговый режим. Калькулятор считает, какой будет рентабельность по чистой прибыли при разных системах налогообложения.

Последний этап — мысленно отстегнуть от выручки налоговые взносы и окончательно решить, подходит нам заказ или нет

Как итог, калькулятор рентабельности позволяет брать только выгодные заказы и не заниматься дешевым кипишем просто ради прогона денег. Скачать шаблон калькулятора →

Чтобы рассказать обо всем, статьи не хватит

Работать с компанией PSP и ее собственником Павлом для меня было невероятным удовольствием. Мы сходу взяли высокий темп, собственник был заряжен, я была заряжена — поэтому мы за два с половиной месяца внедрили 13 инструментов: ДДС, ОПиУ, баланс, финмодель, учет основных средств, систему фондов и счетов, калькулятор проектов, учетную политику, бюджет движения денег, мастер-бюджет, бюджет баланса, чек-лист закрытия периода, панель приборов.

А собственник еще дополнительно автоматизировал сбор цифр. Получилась настоящая финучетная машина.

Если вы хотите, чтобы финансовый директор «Нескучных финансов» начал работать с вашей компанией, приходите к нам на консультацию. Обсудим, как можем вам помочь.

Желаем вашему бизнесу самого лучшего! Ваши Татьяна Тюльпинева и редактор Илья Еремин.

Финансовый директор для малого бизнеса

Постоянное сопровождение. Наведем порядок в финансах, соберем отчетность, проанализируем цифры и дадим информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Записаться на консультацию Это бесплатно
11 июня
1 930