Ведение финансового учета в организации — отчётность, показатели, контроль

Екатерина Матвеева
Екатерина Матвеева
финансовый директор
Илья Еремин
Илья Еремин
редактор
Пьетро Паолини
Пьетро Паолини
художник

Хвастаемся: мы настроили управленческий учет в нескольких сотнях компаний. В этой статье расскажем, каким он должен быть: из каких отчетов состоит, как проверять правильность цифр и понять, что учет все-таки внедрен. А еще дадим комплект шаблонов всех финансовых таблиц, которые у нас есть.

Но прежде, чем начнем, надо предупредить: управленческий учет — это не бухгалтерия. Здесь нет строгих правил, за нарушение которых будут ругать. Поэтому «правильный учет» — понятие относительное. Мы расскажем, как делаем сами — вы можете использовать наши критерии в качестве ориентира.

Отчетность финансового учета

Отчеты, которые должны быть в любом бизнесе:

отчет о движении денег (ДДС) — сколько у компании денег

отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — сколько зарабатывает бизнес

баланс (просто баланс) — насколько богата компания, где заморожены деньги, за чей счет живем

Еще нужны вспомогательные отчеты. Они нужны, чтобы брать из них информацию о деталях в финансах компании. Скажем, по отчету о прибылях и убытках вы можете проанализировать, сколько вы тратите на зарплаты сотрудникам. А вот детализацию, сколько вы платите Валерию Круглову, надо смотреть в зарплатной ведомости.

Какие конкретно должны быть вспомогательные отчеты зависит от ваших задач. Одной компании жить нельзя без учета основных средств, а у другой основных средств вообще нет — соответственно, и отчет не нужен. Поэтому лучшее, что мы можем сделать в рамках этого письма — рассказать, какие они вообще бывают и зачем нужны. Готовы? Поехали.

платежный календарь — запланировать поступления и выбытия наперед

зарплатная ведомость — детализация по зарплатам

учет запасов — детализация по запасам на складе

учет сделок — статус отдельных проектов и финансовая детализация по ним

учет основных средств — какие у вас есть основные средства и сколько они стоят

финансовая модель — составить план, найти ключевые показатели, рассчитать гипотезу

отчет по маркетингу — показатели по рекламным каналам, какие работают эффективнее

учет логистики — сколько тратим на доставки

система мотивации — какую зарплату платить сотрудникам

учет финансовой деятельности — выплата дивидендов, кредиты

Вы можете взять любой шаблон, который вам нужен, из нашей барсетки. Можете взять все. Это бесплатно.

Как избежать ошибок в процессе финансового учета

Если кто-то неправильно посчитает выручку, забудет о расходе на премии или просто случайно нажмет на лишний нолик, результат исказится. Можно оказаться в ситуации, когда думаешь, что заработал миллион, а на деле работал в убыток.

Ничего хорошего в этом нет. Делимся приемами, которые позволяют добиваться 90% точности цифр.

Соберите отчетность самостоятельно хотя бы один раз. Мы целиком за то, чтобы делегировать финансовый учет. Но, чтобы это сделать, нужно освоить его самому. Так вы заложите понятный фундамент для дальнейшего сбора отчетности и сможете написать регламент финансового учета, по которому ваши сотрудники будут собирать цифры правильно.

Составьте понятный справочник статей. В любом бизнесе сотни и тысячи статей: поступления, выбытия, выручка, расходы. Вам нужно их сгруппировать, чтобы было удобно анализировать. А в справочнике статей нужно четко прописать, куда что относить, чтобы не было разночтений.

Скажем, если просто сделать статью «офисные расходы», то будет непонятно: торт на день рождения сотрудника относить сюда или куда-то еще? В офисе же проводим. А если будет статья «офисные расходы» с описанием, что сюда относятся расходы, которые связаны с организацией работы офиса, то сразу станет намного понятнее.

Пример справочника статей в ДДС. Статьи еще поделены по видам деятельности

Зафиксируйте источники информации. По каждому показателю в отчетности нужно зафиксировать, откуда брать цифру. Выручку берем из ЦРМ-системы, расходы по аренде — из 1С и так далее.

Контроль: проверки отчетов

Еще 9% точности обеспечивают регулярные проверки. Как говорится, если ошибку вовремя обнаружили, то это и не ошибка вовсе 🙂

ДДС: цифры в отчете = цифры на счетах. Когда получаете отчет о движении денег, не поленитесь потратить 20 минут, чтобы сложить остатки по всем расчетным счетам и сравнить, сходятся ли они с таблицей.

Баланс: активы – пассивы = 0. Активы — это то, что есть у бизнеса (деньги, сырье, оборудование…), пассивы — это то, за счет чего они были приобретены (собственный капитал, кредиты…). Соответственно, сколько активов, столько и пассивов — поэтому разница между ними есть ноль. Допускается неточность 5-7%, но не более того.

ОПиУ и остальные отчеты. Выборочно проверяйте разные показатели. В июле пять показателей, в августе другие пять. По нашему опыту, ошибки чаще всего случаются в четырех аспектах:

Смешивают личные деньги с деньгами бизнеса. Лучше вообще забудьте что можно платить с корпоративной карты по личным расходам. Сначала выводите деньги себе как дивиденды или зарплату, а потом уже тратьте.

Не соблюдают принцип соответствия выручки и расходов. Майскую аренду надо относить в расходы мая, даже если платите ее в апреле.

Считают выручку и расходы с НДС. НДС, это налог, который платят граждане государству транзитом через вас.
Очищайте от него вашу отчетность, чтобы не искажать реальный результат.

Забывают учесть задолженности перед сотрудниками и переплаты по налогам в балансе.

Какие показатели финансового учета анализировать

Показателей — сотни, можно всю жизнь высчитывать их и анализировать. Но в целом понять, что происходит с компанией, помогают эти 5.

Маржинальная прибыль. Давали ли мы скидки, изменили ли цены поставщики, себестоимость, поменяли ли средний чек. Видно, если клиент переходит из высокого сегмента пониже. Для прибыли компании это катастрофа, маржа очень сильно влияет на чистую прибыль.

Маржинальная прибыль = Выручка – Переменные расходы. Далее считаем рентабельность и следим за ней в динамике. На графике тренд негативный — доля переменных расходов почему-то растет

Чистая прибыль. Тут и говорить нечего: главный показатель эффективности компании.

Отношение темпа роста прибыли и темпа роста выручки. Если выручка растет быстрее, чем прибыль, это плохо. Золотое правило экономики.

В мае-июле и ноябре-декабре пришлось заработать как-то слишком много выручки, чтобы получить прибыль

Знак операционной деятельности в ДДС. Операционная деятельность — это все, что связано непосредственно с обеспечением работы бизнеса. Вы получаете выручку по нескольким направлениям, для этого несете расходы на закупку товара, зарплаты, сырье и так далее. Все это попадает под операционную деятельность.

Если операционных трат больше, чем поступлений — значит, компания не может обеспечить себя деньгами.

Видно, что компанию штормит: в феврале, мае и июле поступлений было меньше, чем выбытий

Сумма обязательств в компании. Обязательства — это сумма, на которую мы должны контрагентам: невыплаченные зарплаты, стоимость товара, который вы поставляете с отсрочкой, кредиты и так далее. Если заемного капитала в структуре компании становится все больше, это повод призадуматься.

***

Наша специализация — вести финансовый учет на аутсорсинге. Для этого мы собрали команду из 50+ профессиональных финансовых директоров, которые удаленно работают с компаниями со всей России: выстраивают архитектуру учета, организуют сбор цифр, анализируют показатели и предлагают собственнику решения по улучшению результатов компании.

Если для вас это актуально, то лучший вариант познакомиться и обсудить работу — это аудит. Проанализируем, как у вас обстоят дела с финучетом сейчас, наметим ближайшие шаги, обсудим формат совместной работы ↓↓↓

Оцените статью:
Опубликовано: 29.07.20 Просмотров: 5 172
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

09 апреля 2020
1 039

Что делать, если обнаружил дыру в собственном капитале

Исправим ситуацию за четыре шага

2 мин.
Читать статью
16 сентября 2020
2 142

Что и зачем делает финансовый директор

И почему не все сразу

6 мин.
Читать статью
26 июля 2021
762

Виды денежных потоков: операционный, инвестиционный, финансовый

Считаешь в конце месяца деньги и видишь — расходов больше поступлений, значит, ушел в минус. Даже пришлось взять займ под процент у знакомого, чтобы выплатить зарплаты. В такой момент сердце ёкнет, а в голове возникнет вопрос: неужели все плохо? Может быть, и нет. «Плохой» минус или «хороший» можно узнать, если разделить денежный поток по видам […]

6 мин.
Читать статью
06 сентября 2021
662

Как финдир расколдовал проклятую должность — менеджера по закупкам

Собственник компании и директор по производству считали, что должность менеджера по закупкам проклятая. Никто на ней не задерживался дольше трех месяцев, хотя зарплата была хорошей, да и коллектив тоже.

4 мин.
Читать статью
18 июля 2019
16 799

7 главных обязанностей финансового директора

Которые сделают ваш бизнес лучше

2 мин.
Читать статью
11 августа 2021
3 184

🔥 Как мы нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так

В «Альфе и омеге» 85-90% расходов приходилось на зарплаты разработчиков. Чтобы анализировать расходы и управлять ими, мы настроили отчет с 15 статьями расходов на зарплаты. Этот отчет помог компании сфокусироваться на простоях и снизить расходы на них в 2,7 раза.

6 мин.
Читать статью