Как мы лечили финансы стоматологии: отчетность, планирование и дивиденды собственника

Мария Трубеева
Мария Трубеева
финдиректор НФ

Стоматология в Москве работает уже больше 10 лет. На первый взгляд, все хорошо: поток клиентов, зарплаты вовремя, новое оборудование. А вот внутри все было не так гладко.

Бизнес часто попадал в кассовые разрывы, и собственнику приходилось всячески выкручиваться, чтобы не задерживать выплаты. Нередко работали в убыток или в ноль. 

Собственник клиники по совместительству работал врачом, но не мог рассчитывать на стабильные выплаты от бизнеса: ни на зарплату, ни на дивиденды. Деньги вытаскивались из бизнеса по ситуации и не всегда правильно. Вложений в бизнес было больше, чем дивидендов от него.

В этой статье расскажем, как финансовый учет помог сделать стоматологию финансово здоровой.

Из-за чего в бизнесе были финансовые проблемы

Мы с собственником много общались про его бизнес, чтобы как следует изучить, что вообще происходит с компанией с точки зрения финансов. В результате, выявили три главные проблемы, которые мешали жить.

1. Не было планирования. Собственник не знал, что будет с финансами его компании через месяц: сколько будет выручки, сколько будет прибыли, будет ли прибыль вообще. Была лишь статистика по прошлым периодам, которая помогала понимать, какие месяцы удачные, какие — нет.

Можно делать лучше — прогнозировать и планировать доходы и расходы. Такой подход помогает и в обычные времена, и в кризисные:

  • когда выручка начинает сильно падать по сравнению с планом в некризисное время — проблемы становятся заметны сразу, а не через полгода;
  • когда всё соответствует плану, можно планировать развитие компании и инвестиции в неё;
  • в случае кризиса сразу станет понятно, сколько денег нужно на поддержание бизнеса на плаву — и будет проще понять, что можно сделать, чтобы сократить эти расходы.

2. Вся прибыль шла на развитие бизнеса. Собственник покупал новое оборудование, делал ремонт в клинике и так далее. Вроде бы правильная тактика — всё для клиентов и сотрудников — но чересчур альтруистичная. Из-за этого бизнес не мог регулярно платить дивиденды собственнику, сформировать подушку безопасности на случай кризиса.

3. Отсрочки. Стоматология не всегда получает деньги сразу за всё сделанное, из-за чего попадала в кассовые разрывы. Если врач долго ведёт лечение, то он может оказать услуг на сто тысяч рублей — но в кассе их ещё не будет, ведь работа не завершена, и администраторы не торопят с оплатой.

0. Внедрили финансовую отчетность

В работе с финансами внедренный учет — это шаг номер ноль. С помощью учета мы собираем фактические данные о работе компании и можем на них опираться, когда принимаем управленческие решения. Мы внедрили четыре инструмента: ДДС, ОПиУ, баланс и платежный календарь.

1. Отчет о движении денежных средств (ДДС). Он помог нам взять под контроль траты компании и понять, куда уходят деньги.

Пример отчета ДДС

2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Эта таблица для контроля выручки, расходов, рентабельностей и, в итоге, чистой прибыли компании.

Шаблон отчета ОПиУ

3. Баланс. Здесь отражаются активы и пассивы бизнеса — другими словами, что ему принадлежит и за какой счет это приобретено.

Пример баланса

4. Платежный календарь. Инструмент для планирования денежного потока. Мы заносим сюда поступления и траты на месяц вперед — и можем заранее предусмотреть все так, чтобы не было кассового разрыва.

Пример платежного календаря

Шаблоны и этих четырех таблиц, и еще двенадцати других есть в нашей барсетке. Просто введите свою почту, и мы отправим вам все шаблоны с видеоинструкциями.

1. Научились планировать доходы с точностью от 75%

Несколько месяцев мы в компании вели отчет о прибылях и убытках, в котором была детализация, сколько выручки приносят те или иные отделы клиники: хирургия, ортодонтия, ортопедия, терапия, парадонтология. На основе этой информации мы начали планировать доходы на месяц вперед.

Начинать планировать и ждать, что сразу планы будут выполняться с идеальной точностью — слишком самонадеянно. Поэтому с собственником мы договорились, что допустимая ошибка планирования — ±25%. Да, по перевыполнению плана тоже поставили границу, чтобы не было соблазна планировать поменьше, чтобы потом к концу месяца хвастаться трехзначным процентом выполнения плана.

Но на деле планирование доходов с самого начала пошло как по маслу: мы держались в диапазоне 95-125% выполнения плана. Исключения были только два раза:

  • 48% плана в апреле — из-за коронавируса и локдауна.
  • 140% плана в июле — выходили с пандемии, были слишком пессимистичные ожидания
За рамки ±25% от плана компания зашла лишь во время локдауна

2. Взяли расходы под контроль

С доходов финансовое планирование только начинается. Когда с ними всё устаканилось, мы начали планировать и расходы. Подошли к задаче по старой схеме: взяли статистику по расходам за прошлые месяцы и на их основе стали бюджетировать будущие.

Сразу приняли правило: «Тратим только на то, что забюджетировано». Ведь в течение месяца чуть ли не у всех сотрудников возникают идеи, куда можно потратить деньги. По отдельности они звучат сладко, да и не выглядят существенными, зато потом по итогам месяца складываются в кругленькую сумму.

При этом, собственник вместе с командой мог обсудить покупку и внести ее в планы на следующий месяц. Это кардинально отличалось от привычного сценария с импульсивными решениями.

Планировать проще всего было по платежному календарю, потому что прежде всего нас на этом этапе интересовали деньги. Плюс они достаточно близко бились с расходами

Для собственника это было сложное решение. Изменять привычкам не хотелось. Бизнес жил только потому что в него все эти годы инвестировали. Коллектив, влияющий на решения бизнеса, тоже не сразу принял новые правила. С другой стороны, бюджетирование было разумной мерой, а коллектив понимал, что собственник не должен закрывать кассовые разрывы за свой счёт.

Уже через несколько месяцев собственник начал отвечать на любые предложения: «У меня не забюджетировано. Если это нужно — давайте вынесем на обсуждение».

3. Внедрили отчеты для врачей и администраторов

Я уже упоминала про ситуацию с отсрочками: врач наработал с клиентом на сотни тысяч, а деньги пришли только через месяц или еще позже. Поэтому мы с собственником разработали систему KPI для врачей и администраторов, которая помогла справиться с проблемой.

Для врачей мы ввели планы по суммам, которые клиенты должны были выплатить за оказанные услуги. Конечно же планы были не пальцем в небо, а на основе статистики предыдущих месяцев.

Второй ключевой показатель врачей касался факта поступления денег. Они могут повлиять на него, правильно подбирая расписание — завершать работу так, чтобы клиент оплатил длительные услуги к концу месяца.

Мотивацией было перечисление увеличенного процента со всех поступлений по услугам, которые оказал этот врач.

Вот полный список показателей, которые мы отслеживаем по врачам:

  • сбор анамнеза
  • заполнение документации
  • загрузка в часах и процент загрузки
  • поступления денег
  • сумма оказанных услуг

Для администраторов мы разработали систему мотивации, направленную на выполнение плана по посещениям пациентов — первичным и повторным. Целевые метрики выставляли в количестве звонков, записях и перезаписях клиентов, заполняемости расписания. Помимо этого, мы считали конверсию и количество оплат — так мы избавились от риска механического ведения работы, рассчитанного лишь на количество звонков.

Отчётная система помогла контролировать и задолженности. Администраторы, контролирующие приходящие оплаты, увидели, сколько уже заработанных компанией денег не в кассе, поэтому стали внимательнее работать с финансами и чаще напоминали клиентам об оплатах.

По каждому отчёту видно и работу администратора, и взаимодействие с клиентами в целом

Результат: резервы, ликвидность и дивиденды

В конце статьи хочу поделиться главными результатами, которых нам удалось достичь вместе с собственником стоматологии.

Увеличили сумму денег на счетах в ~2 раза за 2020 год. Благодаря планированию и бюджетированию удалось отказаться от хаотичных покупок и начать копить. К началу коронавирусных проблем на счетах у компании были резервы, и во многом благодаря этому удалось пережить кризис.

Часть денег к концу 2020 года лежала в резервном фонде и фонде развития, часть была оставлена на счетах для оперативных расходов

Перестали попадать в кассовые разрывы. Наконец-то стало получаться работать стабильно, без срочных поисков денег. Это, в свою очередь, сказалось на лояльности сотрудников. 

Коэффициент абсолютной ликвидности вырос в 17,4 раз за два года и сейчас составляет 2,78. Этот коэффициент показывает соотношение денег и краткосрочных обязательств. Переводя на русский язык, сумма денег на счетах у нас в 2,78 раз больше, чем обязательств сроком до года.

Появились деньги на крупные траты. С части накопленных денег собственник купил дорогостоящий аппарат, и теперь клиентам не надо ходить за ним в другие клиники.

Собственник начал платить себе зарплату и получать дивиденды. Так как наш герой работает и как врач, и как собственник, то он получает два вида дохода от своей клиники. Как врач — зарплату, как собственник — дивиденды с чистой прибыли. Раньше в его бизнесе даже близко не было такой четкости в вопросах выплат.

Как начать работать с нашим финдиректором

Вы прочитали историю одного из наших клиентов. Это стоматология, но мы работаем с разными бизнесами: услуги, торговля, производство, стройка, айти, общепит и так далее. Формат работы: аутсоринг в онлайне.

Во всех компаниях финансовый директор наводит порядок в финансах бизнеса, внедряет отчеты и финансовое планирование — все это, чтобы вместе с собственником увеличивать прибыль бизнеса.

Вы можете подробнее узнать о работе финансового директора и о том, как он может помочь именно вашей компании. Для этого запишитесь на онлайн-консультацию ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Оцените статью:
Опубликовано: 23.06.21 Просмотров: 536
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

17 июня 2021
599

Финансовое управление: как выстроить бизнес-процессы в учете

Как один раз глобально выстроить бизнес-процессы работы с отчетностью и вместо нервотрепки получать от нее наслаждение.

7 мин.
Читать статью
11 июля 2019
2 630

XYZ-анализ: как узнать, сколько товара должно быть на складе

Чтобы больше никогда не держать неликвид

4 мин.
Читать статью
13 ноября 2019
7 451

Программы и сервисы для ведения финансового учета: что выбрать

Разбираем по косточкам популярные программы финансового учета

3 мин.
Читать статью
29 июля 2020
3 233

Организация финансового учета на предприятии

По шагам: от таблиц к бюджетированию

4 мин.
Читать статью
18 октября 2019
3 420

Как Настя чуть не закрыла прибыльный бизнес

«Я дошла до черты терпения, боли и тлена»

2 мин.
Читать статью
11 июля 2019
1 754

Методы начисления амортизации

Три метода: линейный, полезного использования и уменьшающегося остатка

3 мин.
Читать статью