Финансовое управление: как выстроить бизнес-процессы в учете

Инга Аблизина
Инга Аблизина
финдиректор НФ
Руслан Царев
Руслан Царев
редактор

Попытки навести порядок в финансах для многих предпринимателей оборачиваются дополнительной головной болью. С появлением отчетности проблем становится только больше: задерживаются платежи, теряются записи в отчетах, и все это бесит. Хочется выстроить нормальную систему и забыть все это как страшный сон. Но непонятно, как это сделать.

Рассказываем, как один раз глобально выстроить бизнес-процессы работы с отчетностью и вместо нервотрепки получать от нее наслаждение. Вы узнаете, что должен сделать собственник бизнеса перед внедрением учета и как внедрять его базовые инструменты.

Шаг 1. Обозначить цель

Если вы созрели к внедрению учета, скорее всего, вы уже знаете, для чего он нужен. Но еще раз четко прописать для себя, что хотите получить на выходе, никогда не будет лишним. В сухом остатке к назначенной вами дате на вашем столе должны лежать три основных отчета — о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и баланс. Комплект отчетов всегда будет один. А вот цель, для которой вы их собираете — разной.

Цели, как правило, заключаются в наборе информации для принятия управленческих решений: 

  • сколько заработал
  • все ли направления прибыльны
  • на чем теряю деньги
  • сколько должен я, а сколько — мне
  • чем я владею
  • какие мои запасы
  • когда и сколько могу выплатить дивидендов

Шаг 2. Назначить ответственных

Чтобы набор отчетов к назначенной дате лежал у вас на столе, понадобится человек или структурное подразделение компании, которые будут за это отвечать. 

Вам решать, достаточно ли привлечь одного финменеджера, нанять целый финотдел во главе с финдиректором или же отдать эту функцию на аутсорс. Это зависит от ситуации в бизнесе: его масштабов, возможностей, структуры, квалификации людей, которым вы это поручите. 

Главное — кто-то должен отвечать за то, чтобы к сроку, который назначите вы сами, перед вами лежали все отчеты. И за то, чтобы сотрудник, который должен эти отчеты собрать, в срок получал цифры, которые ему для этого нужны.

Оптимально графически изобразить структуру сбора данных для отчетности. Это можно сделать в виде таблицы.

Данные ОтветственныйКонтроль
ВыручкаДиректор по продажамФинменеджер Иванова
Движение денег: доходы расходыГлавный бухгалтерФинменеджер Петрова
Затраты на марктетинг и рекламуДиректор по маркетингуФинменеджер Петрова
Отчеты ДДС, ОПиУ, БалансФинансовый директорГенеральный директор

Еще лучше — представить процесс в виде схемы.

На схеме представлен идеальный вариант. В реальности бывает по-разному

Теперь давайте отдельно разберем, кто есть кто в этой схеме: 

Финансовый директор — это топ-менеджер, который курирует весь процесс управления финансами бизнеса. Он обследует все бизнес-процессы компании. Выбирает систему, в которой будут выгружаться данные. Это могут быть электронные таблицы Гугла или Эксель, облачный сервис или автоматизированная система учета, например, 1С. Решает, какие отчеты нужны бизнесу, разрабатывает правила учетной политики и назначает ответственных за сбор данных. Финдиректор проверяет отчеты, которые составляют финменеджеры. Если все в порядке, анализирует их и обсуждает результаты анализа с собственником или гендиректором.

Финансовый менеджер — это специалист, который собирает данные для отчетов, составляет их и в срок передает руководству. Если в компании есть финдиректор, то ему. И устраняет его замечания, когда они появляются. Если финдира нет — гендиректору или напрямую собственнику.

Специалисты — сотрудники, которые отвечают за передачу финменеджерам данных, нужных для отчетов. Это могут быть представители бухгалтерии, отдела маркетинга, службы продаж, производственных подразделений — всех структур, где аккумулируется информация о выручке компании, ее расходах, всем, чем она владеет, и так далее.

Шаг 3. Рассказать сотрудникам, зачем внедряете учет

Встреча с сотрудниками, на которой вы объясните, что внедрение учета в интересах всей компании, а не ваша блажь, обязательно должна состояться до того, как они будут должны предоставить первые цифры до будущих отчетов.

А поскольку на первом шаге вы расписали, зачем учет бизнесу, найти слова, которые помогут до них достучаться, не составит труда.  Расскажите, что пока в финансах бардак, никто не знает, есть ли у компании прибыль, будет ли завтра, чем платить им зарплату, и так далее. Что пока нет учета, вы как собственник рискуете однажды остаться без бизнеса, а все они — без работы. А когда управленческий учет налажен, бизнес чувствует себя увереннее и способен вовремя разглядеть возможные проблемы и адекватно на них отреагировать. Немаловажно, чтобы таблицы, в которые сотрудники различных подразделений будут вносить данные, были понятны не только финменеджеру, но и им.

Распространенная проблема — сотрудники далеки от болей собственника. Они живут в своем мире, где финансы не на первом месте. Это нормально. Но необходимость предоставлять цифры они воспринимают как лишний «головняк». Поэтому приходится убеждать, а кого-то и заставлять. Шансы на успех зависят от административного ресурса собственника и способности добиться своего.

К нам едет учет!

Успешной коммуникации между финансистами и специалистами, у которых они берут данные, способствует стремление финансистов разобраться, как бизнес делает деньги, которые они считают. Когда я была финдиректором кирпичного завода, заходила в печь, спускалась в подвальное помещение ремонтного цеха вагонеток. А когда работала руководителем экономической службы крупнейшего автодилера России, изучала сервис, работу слесарей и автомехаников. 

В «Нескучных финансах», работая в удаленном формате, продолжаю изучать технологию бизнеса клиентов в интернете. Это помогает разговаривать с процессными специалистами на одном языке. Специалисты всегда узкопрофильны, у них всех свой мир и зона их комфорта. Но с каждым можно найти общие идейные точки и получить результат совместной деятельности. 

Шаг 4. Составьте план ведения отчетности

Вам будет легче контролировать, как внедряется учет, если вы составите четкий план с датами, к которым хотите получить каждый отчет. Вот, как может выглядеть план внедрения отчета о движении денежных средств (ДДС).

ОтветственныеКонтрольДата
Сбор/передача данных за минувший деньГлавный бухгалтерФинменеджер ИвановаС 02.06.2021 к 09:30 каждый рабочий день
Внесение данных за минувший день в отчетФинменеджер ИвановаФиндиректорС 02.06.2021 к 10:00 каждый рабочий день
Сдача финдиректоруФинменеджерФиндиректор02.06.2021
Сдача собственнику отчета с результатами анализаФиндиректорСобственник04.06.2021
Обсуждение с собственникомФиндиректорСобственник05.06.2021, 14:00

Обязательно назначьте ответственных за каждый пункт плана, выберите варианты стимулирования. Где-то сработает даже символическая премия за исполнение его пунктов в срок. Где-то эффективнее урезать премию или даже зарплату за срыв сроков. Специфику вашего бизнеса и особенности сотрудников никто не знает лучше вас, поэтому выбор кнутов и пряников за вами.

Обязательно запланируйте для себя время на анализ отчетности. Как правило, все три отчета за прошедший месяц должны быть на столе у собственника до 5 числа нового месяца — за июнь до 5 июля и так далее. Это позволяет вовремя принять управленческие решения. Без анализа и решений собственника это будет отчетность ради того, чтобы была. А пользы от такой — ноль.

После разговора с сотрудниками можно приступать к сбору трех базовых отчетов — ДДС, ОПиУ и баланса. Всю подготовительную работу, которая должна предшествовать внедрению учета вы провели.

Бизнес-процесс ведения ДДС

Отчет о движении денежных средств надо формировать в ежедневном режиме, чтобы собственник или директор мог посмотреть вчерашний день и период с начала месяца и сделать какие-либо выводы, япринять решения. Если отчет ДДС формируется от случая к случаю, в любой удобный момент или свободную минутку, результата такой процесс не принесет. Система должна работать, как часы.

Отчет ДДС. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах →

1. Разработайте статьи по всем видам деятельности. Для этого надо вспомнить, какие были операции за последние три месяца, постараться объединить их по смыслу и дать краткое, емкое название. Впоследствии это позволит тратить меньше времени на их прочтение. 

В названиях статей отчета ДДС надо избегать указания имен, фамилий поставщиков типа «Вася металл» или «Олег фанера». Этими статьями вам предстоит пользоваться долгие годы. А Васи и Пети могут смениться на ГК «Севергрупп» и ООО «Сталь-Про».

Пример справочника статей в ДДС

2. Определить, кто, когда и в каком виде будет предоставлять данные по поступлениям и выбытию денежных средств. Если это банк — банковскую выписку, которую заносит, например, бухгалтер или финансовый менеджер в систему учета к 10 часам утра за предыдущий день. Если касса в торговой точке — кассир предоставляет отчет в утвержденной форме финансовому менеджеру ежедневно в конце смены за текущий день.

3. Запланировать время для анализа. Сначала раз в неделю. Например, за неделю текущую вечером пятницы или за прошлую утром понедельника. Затем можно переходить к анализу за месяц. Внесите в аналитический план несколько пунктов на предмет «Что будем анализировать». В него должны входить анализ потоков в разрезе деятельности, выявление статей, по которым расход увеличился относительно прошлого месяца, динамика поступлений, отдельно финансовую и инвестиционную части на предмет проблемных ситуаций: слишком большие дивиденды, рост закредитованности и подобные сюрпризы. Бояться этого не надо. Учет для того и нужен, чтобы вовремя выявлять такие проблемы и их решать.

Итогом всего этого становится первый собранный и проанализированный отчет ДДС и первые решения, принятые на его основе. Бывают случаи, когда уже на этапе его сбора собственник выявлял неэффективные расходы или воровство в компании. Но для окончательного решения об эффективности расходов и целых направлений бизнеса нужен ОПиУ.

Бизнес-процесс ведения ОПиУ

Когда собрали отчет ДДС, переходим к первому ОПиУ. Он позволяет узнать чистую прибыль компании: способен ли бизнес зарабатывать, работает на грани окупаемости или убыточен.

Фрагмент отчета о прибылях и убытках. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах →

1. Определить центры поступления выручки – торговые точки или разные направления бизнеса. 

2. Разработать статьи доходов и расходов. Наименования статей можно взять из отчета ДДС, кроме статей по авансам в операционке, финансовой и инвестиционной деятельности. Нужно добавить статьи «Амортизация основных средств (ОС)» и «Налоги».

3. Разделить статьи расходов: на прямые/косвенные, переменные/постоянные, постоянные — на производственные, административные и коммерческие.

4. Внедрить источники данных для заполнения ОПиУ. Это отчеты, которые мы будем заполнять весь месяц, чтобы потом взять итоговое значение и вставить в ОПиУ. Их несколько: учет сделок, зарплатная ведомость, учет основных средств, учет финансовой деятельности.

5. Занести все статьи доходов и расходов в ОПиУ и получаем его готовую структуру. Затем напротив каждой статьи определяем источник данных, откуда будем брать ту или иную цифру. Например, за амортизацией идем в учет основных средств, а за зарплатами в зарплатную ведомость. 

Статьи доходов и расходов ОПиУ

6. Приступить к заполнению. ОПиУ формируется по итогам месяца, данные суммируются за период и вносятся в отчет.

7. Утвердить регламент сбора информации и заполнения отчета, запланировать в календаре дату каждого месяца для анализа ОПиУ.

Бизнес-процесс ведения баланса

Когда собраны отчеты ДДС и ОПиУ, остается внедрить управленческий баланс. Это самый важный и на практике наименее используемый отчет. Многих пугает один только вид бухгалтерского баланса. Но управленческий не такой страшный. 

Баланс — это фотография бизнеса, его карточка, на начало определенного периода. Здесь мы видим, что компании принадлежит (активы) и за чей счет это приобретено (пассивы).

Баланс. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах → 

1. Определить статьи баланса. Это проще, чем статьи отчетов ДДС и ОПиУ: они унифицированы и соответствуют бухгалтерскому балансу. Но управленческий баланс, в отличие от бухгалтерского, сжимаем и адаптируем под особенности своего бизнеса.

2. Сформировать дополнительные операционные таблицы для баланса. Какие именно — зависит от вашего бизнеса. Смотрите, чтобы было понятно, откуда брать данные по всем строкам баланса.

Учет запасов/товаров на складе — в этой таблице отражается товарооборот по складу, поступления от поставщиков и выбытие со склада при реализации товаров/продукции, остатки в стоимостном выражении служат данными по статье «Активы. Запасы» или «Товары для перепродажи». 

Пример таблицы учета запасов

Учет дебиторской и кредиторской задолженностей — это таблица, где отражается, сколько должны вам (дебиторка), а сколько — вы (кредиторка). Оплаты или авансы можно «подтянуть» формулами из ДДС (если вы работаете в Экселе или Гугл-таблицах). А вот реализацию покупателям или поступления товара/услуг от поставщиков нужно учитывать вручную.

3. Определить источники данных для заполнения баланса. Основные средства берем из учета ОС, деньги из ДДС, дебиторку из учета дебиторской задолженности и так далее.


***

После того, как вы соберете три базовых отчета, должна получиться система, которая работает в режиме компьютера: данные четко собираются в регистры и при необходимости или определенном сигнале собираются в отчет, который выводится на экран в понятном и знакомом формате. Принимать решения на основе цифр из такого отчета — одно удовольствие. И теперь вы знаете, как этого добиться.

Оцените статью:
3
1
Опубликовано: 17.06.21 Просмотров: 599
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные