Думали, что заработали 12 млн — и вытащили половину на себя. А потом узнали, что на самом деле был убыток 10 млн. Как так?

Елена Зеленова
Елена Зеленова
финдиректор НФ
Светлана Дучак
Светлана Дучак
редактор

Строительная компания из центральной России в 2019 году внедрила программу, которая считала доходы, расходы и прибыль. Через год на основе данных из этой программы собственники заплатили себе дивиденды — половину от чистой прибыли, в деньгах — это 6 млн рублей. А потом пришли к нам и узнали, что никакой прибыли не было, зато есть убытки в 10 млн рублей за тот же период.

Компания строит небольшие загородные дома для физлиц, что-то вроде дач. Клиентов много, они регулярно присылают авансы, и на счетах всегда есть деньги. Поэтому с первого взгляда сложно заметить, что что-то идет не так: по отчетам программы прибыль есть, на счетах деньги тоже есть, вроде всё совпадает. Но, конечно, нет — иначе мы бы не рассказывали эту историю.

Программа вела учет кассовым методом

Компания, пусть будет «Моменто-строй», работала на рынке загородного строительства с 2017 года. Собственники — двое молодых ребят, которые всё время учатся и развиваются, внедряют все новинки, и вообще ведут бизнес не по старинке.

В 2019 году собственники поняли, что им нужно как-то упростить учет, например, использовать программу. Нашли подходящую (не будем озвучивать ее название), внедрили и спокойно работали дальше.

По итогам 2020 года программа показала, что компания получила чистую прибыль в 12 млн рублей. Собственники подумали и выплатили 50% от прибыли себе в виде дивидендов.  А потом подумали еще и решили внедрить управленческий учет, потому что чувствовали, что не может всё быть так шикарно и где-то должен быть подвох — с этим запросом они пришли к нам.

Программа, которую использовала компания, вела учет кассовым методом: все деньги, что пришли на счет считала выручкой, а всё, что ушло со счета, — расходами. И тут же показывала чистую прибыль — разницу между выручкой и расходами. 

У меня нет настоящего скриншота из программы, но условно это выглядело так:

Программа вела учет кассовым методом: что пришло на счет — выручка, что ушло — расходы, а разница между ними — прибыль. Кто уже понял, что здесь не так, тот большой молодец

Всё выглядит действительно хорошо, но лишь до тех пор, пока не соберешь правильный ОПиУ.

Компания тратила деньги, которые еще не заработала

Чтобы понять, в чём ошибка, давайте разберемся с кассовым методом. Кассовый метод работает так:

компания получила деньги от клиента, например на счет или наличными ⟶ эти деньги признают выручкой;

компания потратила деньги, например, оплатила стройматериалы со счета или наличными ⟶ эти деньги признают расходами;

из выручки вычла расходы ⟶ это якобы чистая прибыль.

Что тут не так: выручка — это не деньга в кассе, а выполненные обязательства. Давайте на примере.

Загородный домик стоит 1 млн рублей. «Моменто-строй» заключает договор на строительство в мае и сразу получает аванс — 500 000 рублей. Пока что это еще не выручка.

Компания выходит на площадку в июне, тогда же заказывает материалы на 300 000 рублей, оплачивает труд рабочих на 100 000 рублей. Деньги со счета уходят, но это еще не расходы. 

Июнь, июль, август идет строительство, и только в сентябре компания сдает дом, а клиент подписывает акт и переводит остаток платежа — еще 500 000 рублей. И вот в сентябре, когда подписали акт, можно признавать выручку и расходы, то есть считать:

1 000 000 рублей по акту выполненных работ — выручка;

100 000 + 300 000 рублей — расходы;

600 000 рублей — маржинальная прибыль.

Поэтому выручка и расходы признаются только после выполнения обязательств, даже если деньги пришли на счет три месяца назад, в прошлом году или через полгода — это называется «признавать выручку начисленным способом».

У «Моменто-строя» получалось по-другому: деньги пришли на счет, выручку признали; деньги ушли со счета, признали расходы. Авансы разных клиентов и расходы по разным объектам накладывались друг на друга, и деньгами от одного клиента уже оплачивали бетонные смеси для другого.

С кассовым методом может быть и такая история: компания дает отсрочки платежей, мол мы вам дом построим сегодня, а вы нам деньги когда-нибудь потом отдадите. Денег на счету нет, и компания думает, что сидит в убытках. Некоторые в таких ситуациях принимают опрометчивое решение закрыть бизнес или направление

Но в нашей истории было наоборот: компания сидела на куче денег, и думала, что богата. Клиентов было много, все переводили авансы, программа засчитывала их в прибыль, а собственники, видя огромную прибыль, легко ее тратили: 

— А давайте попробуем новый канал рекламы? 

— А, давайте! 

— А давайте выплатим собственникам 6 млн рублей дивидендов? 

— А, давайте!

— А давайте этот домик построим по новой дорогущей технологии?

— Давайте! Давайте! Давайте!

Но на самом деле всё это время они тратили деньги будущих объектов, к которым еще не приступили. То есть эти деньги они еще не заработали, ведь клиенты могли попросить аванс назад, отказаться от сотрудничества или приостановить стройку.

Еще один риск — иссякший поток новых клиентов и авансов. Если бы заболел менеджер по продажам или случился кризис и компания перестала бы получать новые авансы, у нее не хватило бы денег, чтобы закончить строительство объектов, по которым уже заключили договора и получили авансы.

Собрали ОПиУ и нашли 10 млн ₽ убытков

Когда я собрала отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) выяснилось, что компания уже почти год работает в убыток, и всё это время держалась только за счет авансов.

ОПиУ для одного месяца с условными цифрами выглядит так:

В выручку и расходы вписываю только ту выручку и расходы, которые относятся к сданным в этом месяце объектам. Шаблон ОПиУ

А чистая прибыль за год в отчете выглядела так:

Данные из программы и постоянный поток авансов не давал собственникам заметить проблему: прибыль вроде как есть, на счетах деньги тоже есть. А связи с реальностью нет.

Вот для примера сравним данные из программы и отчета Нескучных за один месяц:

Программа в ноябре показывала:

на 9 млн рублей больше выручки;

на 4,9 млн рублей меньше переменных расходов;

на 4,1 млн рублей завышала чистую прибыль;

на 20% завышала рентабельность по чистой прибыли.

Программа считала выручку кассовым методом и постоянно искажала картину: завышала выручку, занижала расходы, и как следствие, показывала нереальную прибыль. И только когда я собрала ОПиУ, стало понятно, что «Моменто-строй» накопила 10 млн рублей убытков, но при этом собственники себя не обидели и выплатили 6 млн рублей дивидендов — тоже из авансов. 

Собственникам повезло, потому что они вовремя пришли к нам и обнаружили проблему. Катастрофы не случилось. Компания по-прежнему получает авансы, денежный поток хороший, и получается потихоньку закрывать убытки и выведенные дивиденды, и даже расти. 

Теперь считаем прибыль компании правильно и точно знаем, сколько денег можно потратить на рекламу, новые технологии, обучение, а сколько — вывести в виде дивидендов. Еще собрали баланс и знаем, насколько компания богата и за счет чего. И параллельно работаем над оптимизацией доходов и расходов, настраиваем учет и выходим из убытков.

Что делать, чтобы такого не было

Чтобы не оказаться в ситуации, когда прибыль вроде бы есть, но на деле ее нет, а есть убытки, нужно:

считать прибыль начисленным методом. Не по деньгам в кассе или на счету, а по выполненным обязательствам. И навсегда запомнить, что деньги в кассе — это не прибыль! Подробнее об этом мы рассказывали в статье «Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле»;

внедрить систему фондов, чтобы случайно не забрать в виде дивидендов лишних денег. Фонд — это что-то вроде копилки компании, в которую она откладывает деньги с прибыли. Фонды могут быть разными, например, с накоплениями на дивиденды, на обучение сотрудников, ремонт или строительство нового офиса продаж.

Как начать работать с нашим финдиректором

Программы помогают автоматизировать учет и собирать данные быстрее, но если не знать, как именно они считают выручку и прибыль, можно нечаянно оказаться в многомиллионных убытках. Поэтому лучше всё же позвать специалиста — финдиректор «Нескучных финансов» отлично справится.

Мы работаем с компаниями онлайн, в формате аутсорсинга. Финдиректор наводит порядок в финансах, внедряет управленческий учет и финансовое планирование. После этого он будет регулярно предоставлять отчетность и помогать собственнику увеличивать прибыль и эффективность бизнеса.

Запишитесь на бесплатную консультацию по аутсорсингу финансового директора. Мы расскажем, чем можем быть полезны именно для вашей компании, в контексте ваших проблем и задач.

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Оцените статью:
4
1
Опубликовано: 30.06.21 Просмотров: 1 882
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

01 марта 2021
47

Вы или вас: насколько ваша компания управляема?

< 1
Читать статью
21 января 2021
624

Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле

Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума».

5 мин.
Читать статью
03 июля 2019
10 853

Как правильно считать прибыль бизнеса

На самом деле это делается вот так, а не так, как вы думали

4 мин.
Читать статью
23 июня 2021
536

Как мы лечили финансы стоматологии: отчетность, планирование и дивиденды собственника

Кейс внедрения управленческого учета в стоматологию.

5 мин.
Читать статью
29 мая 2020
14 340

Список основных финансовых показателей предприятия

Как не упустить важное о финансах компании

4 мин.
Читать статью
11 июля 2019
2 245

АВС-анализ: как узнать, на чем бизнес больше всего зарабатывает

И сделать на этом упор

5 мин.
Читать статью