7 монстров, с которыми борется финдир при внедрении учета

Екатерина Евдокимова
Екатерина Евдокимова
редактор
Юлия Цуканова
Юлия Цуканова
финдиректор
Ирина Мишина
Ирина Мишина
финдиректор

Внедрение финучета не всегда проходит просто и гладко, иногда за порядок в финансах приходится бороться. В этом материале мы собрали 7 монстров, с которыми сражается финдир для того, чтобы наладить учет в компании.

«Давайте без меня»

― Ты уже заплатил, они сами справятся без тебя, ― шепчет этот монстр собственнику и подливает в утренний кофе равнодушие к финучету. Он забивает операционными задачами все расписание владельца компании и на финучет не остается времени.

Владельцу необходимо участвовать составлении статей расходов, форм документов, презентации отчетности. Допустим, в самом начале собственник делегировал разработку статей отчета о движении денежных средств сотрудникам. Работники выдали шаблонные решения из интернета или каждую рубрику разбили на множество подрубрик. Например, вместо содержания офиса указали отдельно воду в офис, канцтовары и вкуснятки. Такой отчет будет малоинформативен, придется переделывать его форму позже ― это затянет внедрение финучета.

Вовлеченный руководитель держит руку на пульсе, понимает, что  происходит в компании, влияет на результат и дает обратную связь.  Если собственник не вовлечен в управленческий учет, ему трудно вникать в жизнь компании, отслеживать результат и принимать решения, которые повлияют на него.

Это отчет  о движении денежных средств ― ДДС. В самом начале с владельцем согласовывают статьи ДДС для того, чтобы он могу отслеживать траты и поступления по ним, принимать решения на основе этих цифр.

«Хочу волшебную кнопку»

Необычный монстр: все хотят его найти и внедрить учет с помощью одного отчета, который тут же сделает лучше жизнь компании. Волшебная кнопка везде мерещится, и внедрение учета превращается в поиск одного универсального отчета или инструмента.

Так не работает. Конечно, есть основные отчеты, которые нужны для учета, но зачастую приходится внедрять и другие, не такие заметные отчеты ― лист учета сделок, зарплатная ведомость, учет логистики. Все это нужно для того, чтобы систематизировать все те данные, которые есть в компании, отслеживать их, навести порядок и сделать жизнь компании лучше.

«Поскорей бы»

С этим монстром вы знакомы и в обычной жизни: он замедляет мир вокруг и кажется, что все вокруг делается ужасно ме-едленно. Хочется пошевелить всех вокруг или даже дать ускорительного пенделя.

К сожалению, финучет нельзя внедрить за неделю. Даже за две. В лучшем случае потребуется 2―3 месяца, а для крупных компаний с несколькими направлениями еще больше. 

Это только кажется, что есть бухгалтерская программа, достаешь оттуда данные — и отчет готов. Скорее всего, при таком подходе это будут просто цифры, а не информация. Чтобы финансовый учет был по-настоящему информативным, придется набраться терпения.

Сначала внедряются отчеты, а затем начинается рутинная деятельность, которая и дает эффект ― регулярный сбор данных, анализ, проверка гипотез, планирование и достижение нужных значений.

«И так все нормально»

Он не любит перемены и другим не советует. Консерватор действует хитро: надевает собственнику специальные очки, в них все старое выглядит классным, а все новое ― пугающим и сложным. 

Бывает так, что после анализа отчетности становится очевидно, что в компании нужны перемены. Но собственник тянет с изменениями, чем только усугубляет ее.

Победить этого монстра-консерватора можно с помощью финмодели. Для этого нужно составить гипотезу управленческого решения, а потом проверить ее можно с помощью финансовой модели. Так же можно взвесить риски введения изменений и их отсутствия и, по возможности, подстелить соломки и оптимизировать риски.

Это финмодель. С ее помощью можно просчитать, как скажется то или иное изменение на прибыля компании. Скачать шаблон финмодели бесплатно.

«Да пофиг»

Она устраивает бардак в планах — и уже нет времени и сил на то, чтобы выслушать презентацию отчетности, проанализировать ее. Необязательность ― опасная штучка, потому что из кабинета директора она убегает в кабинеты остальных сотрудников и воюет «на местах»: работники видят, что руководитель относится к учету спустя рукава, и сами забивают на сбор точных цифр.

Дисциплина поможет собирать данные каждый месяц, еженедельно выделять время для анализа информации и встреч с финансовым директором. 

Есть разные способы победить «да пофига»: для одних эффективны чек-листы сбора и анализа отчетов, для других ― повторяющиеся в одно и тоже время действия, для третьих ― общее информационное поле, например, чат собственника, финдира, финансового менеджера и сотрудников, ответственных за предоставление данных.

«Какие-то вы мутные»

Этот монстр никому не доверяет. ОН может не только надолго затянуть внедрение финучета, но сделать еще хуже ― собрать неточные отчеты. Этот монстр действует разнообразно. 

Прячет цифры. Некоторые показатели для отчетности он попросту прячет от финменеджера и других сотрудников, потому что не доверяет им. Нередко этим грешат бухгалтеры — многие из них боятся за цифры еще больше, чем собственники.

Подсовывает неточные показатели. Чтобы сотрудники не знали точных показателей. А заодно не могли собрать нормальную отчетность. Прибыль? Примерно 200 тысяч. Точно? Ну напишите 220. 

Заставляет сомневаться в готовых отчетах. Даже если цифры говорят, что пора волноваться и что-то делать, монстр недоверия вылезает из кипы бумаг с гипнотизирующим вопросом: «Может, отчет еще разок перепроверить?» И на перепроверку цифр тратятся силы и время, которые могли бы пойти на что-то нужное. 

Как бороться с этим монстром? Можно подписать с сотрудниками соглашение о неразглашении коммерческой тайны, дать доступы только к тем отчетам, которые непосредственно связаны с их работой или сделать локальные отчеты, а данные из них вносить в один общий отчет.

«Будет по-моему» 

Если он представил, как должно быть, то так и должно быть. Обычно Капитан «Будет по-моему» играет на стороне добра, но при внедрении финучета может перейти на темную сторону и отвоевывать свое видение, не слушая специалиста.

Например, у собственника большая компания с несколькими подразделениями: торговое, производственное, консультационное. И он хочет, чтобы отчетность была в одном конкретном сервисе. Желание понятное, но сервис подобрали такой, что это не реализуется в нем полностью. 

Капитан «Будет по-моему» настроен решительно и отметает все компромиссные решения ― никаких дополнительных отчетов в гугл-таблицах, экселях и вот этого всего. Чтобы сделать задачу полно и хорошо, все равно будут нужны другие решения, но финдир потратит время и силы на борьбу с этим монстром.

*** 

Вы только не подумайте, что мы тут сидим злые и пишем статьи поглумиться ради. Ни в коем случае!

Мы пишем о тех ошибках, которые правда встречались и мешали процессу внедрения или ведения финансового учета. Когда от них избавлялись, становилось только лучше.

Если вы начинаете разбираться в финансовом учете, то имейте в виду эти ошибки и постарайтесь их не допускать. А если хотите, чтобы наш финансовый директор занялся управленческим учетом в вашей компании, то мы будем только рады.

Финдиректор на аутсорсе
Наш специалист наведет порядок в финансах вашей компании и настроит управленческий учет. Работаем в онлайне с Россией и Европой.
Оцените статью:
Опубликовано: 07.04.21 Просмотров: 580
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

07 июля 2020
3 375

Овердрафт простыми словами: что это и чем отличается от кредита

Простой способ избежать кассового разрыва

4 мин.
Читать статью
17 января 2020
3 633

Шесть способов сократить расходы

И превратить их в доходы

3 мин.
Читать статью
23 июня 2021
808

Как мы лечили финансы стоматологии: отчетность, планирование и дивиденды собственника

Кейс внедрения управленческого учета в стоматологию.

5 мин.
Читать статью
07 июля 2019
5 954

Что такое кассовый разрыв

И как в него попадают

4 мин.
Читать статью
11 июля 2019
4 542

Формула Дюпона: за что дергать, чтобы бизнес был эффективнее

Простая формула, которая отвечает на главный вопрос

3 мин.
Читать статью
21 июля 2021
777

Прямые и косвенные расходы или Почему нельзя считать чистую прибыль по направлениям бизнеса

В компаниях, где есть несколько подразделений и филиалов, сложно подсчитать прибыль каждого. Можно из всех доходов вычесть все расходы и получить какое-то значение. Но такой подход не совсем корректен. Вернее будет разобраться в прямых и косвенных расходах, рассчитать валовую прибыль и только так определить эффективность бизнеса. Почему именно так и что значат все эти параметры […]

4 мин.
Читать статью