«Нескучные постоянно говорят: мол, надо внедрить такой отчет, надо внедрить сякой отчет. Ну окей, начну я вести в своей компании учет. Но как мне понять, что я действительно внедрил какой-нибудь ДДС или ОПиУ?» — спрашивают нас. Отвечаем! 

В этой статье мы поможем четко понять, по каким признакам можно определить, что тот или иной инструмент учета действительно внедрен и работает так, как должен. Для этого у нас есть шесть критериев «внедренности».

1. Инструмент адаптирован под нужды компании

Если используете шаблон инструмента вслепую, то вряд ли сможете быстро найти нужные параметры. Следует изменить названия статей, количество кошельков и все остальное, чтобы отчет был полезным. Например, финмодель не учитывает сезонность по умолчанию, но если продажи вашей компании зависят от времени года, нужно добавить зиму и лето в шаблон.

Отчет должен отражать финансовые параметры именно вашей компании, поэтому не стесняйтесь менять шаблон так, чтобы вы знали о своем бизнесе все, а поиск информации занимал секунды.

2. Инструмент описан в регламенте учета

Есть такой документ — регламент учета. В нем прописано, кто и когда должен вносить и собирать данные для отчетов. Регламент разрабатывает финдиректор или собственник.

Что в регламенте:

  • когда нужно предоставить отчет;
  • кто ответствен за ведение и заполнение;
  • откуда берутся данные для отчета. 

Вести учет без регламента — каторга, потому что никто кроме вас не будет толком знать, как правильно его вести. Регламент снимет с вас тонну работы по сбору цифр, а еще позволит легко передать ведение учета другому сотруднику, если вдруг понадобится.

Пример регламента »

Чтобы забрать регламент себе, сделайте копию: Файл → Создать копию. Спасибо Ане Ивановой за то, что поделилась им.

3. Инструмент используют сотрудники

Более того: они его используют для повышения эффективности работы. Давайте рассмотрим это на примерах конкретных инструментов.

Лист учета сделок. Менеджеры по продажам в своевременно вносят данные в лист учета сделок. Это им нужно, чтобы учитывать, сколько отгрузок сделали, отслеживать, выполняется ли план по продажам. 

Учет заказов. Этот инструмент упрощает жизнь сотруднику — и снижает вероятность косяков. Помогает формировать заказы на поставку товаров . С помощью учета заказов сотрудник может понять, поместится ли заказанный товар в контейнер — а еще благодаря этому инструменту он не сделает ошибок при расчете таможенных пошлин и логистики. 

Операционный отчет. Персональный инструмент сотрудника. Благодаря операционному отчету сотрудники видят, выполнил ли каждый из них план на месяц, какой % с продаж получат, если выполнили план, отследить, насколько они эффективно поработали и проанализировать — можно ли было сделать лучше и больше за этот период. 

Этот инструмент помогает сотрудникам контролировать свой рабочий день.

4. Инструмент показывает правду о работе компании

Тут все понятно: если у вас в ДДС написано, что на счетах компании лежит 300 000 рублей, а на деле там 150 000 — дело идет к кассовому разрыву.

Регулярно устраивайте проверки: сравнивайте фактические данные с данными из таблиц. Если не совпадает — спрашивайте с ответственных за ведение отчетности. 

Как их наказывать за несовпадение, решайте уже сами :—)

5. Отчет собирается вовремя

Пробовали когда-нибудь планировать месяц 15 числа этого же месяца? Если пробовали, то понимаете: это полная фигня. Если не пробовали, то и не пробуйте.

Правило: до 5 числа каждого месяца отчетность должна быть готова. И так каждый месяц. Только при таком раскладе информация будет актуальной и инструменты смогут выполнять главное предназначения: помогать в принятии управленческих решений.

6. Инструмент помогает принимать управленческие решения

Собственно, самое главное. Если вы вовремя собираете правильные цифры, медитируете на них полчаса и забиваете — инструмент не внедрен. Можете перестать его вести, не тратьте время.

Должно быть так:

Увидели в ДДС, что возросли траты на офис → Раскурочили эти траты → Обнаружили, что сотрудник Волков съел печенья на 10 000 рублей → Подарили книгу «Как перестать жрать».

Составили платежный календарь → Увидели, что 13 числа грозит кассовый разрыв → Уговорили клиента заплатить пораньше, без отсрочки.

Посмотрели в баланс → Увидели, что месяц за месяцем все больше денег висит в запасах → Приняли решение распродать неликвид со скидками.

Все 6 пунктов — про меня. Можно расслабиться?

Можно, но не сильно. Бизнес — это живой организм, он постоянно меняется. Если вы сегодня сходили на обследование и врач сказал, что у вас все отлично, это не значит, что вам больше никогда не надо посещать врачей, правда? То же и с бизнесом. 

Инструменты учета должны использоваться на постоянной основе — они помогают проконтролировать, все ли хорошо, и вовремя принять меры, если что-то в компании идет не так. Если бизнес меняется, меняется и инструмент, который вы внедрили. 

Например, компания сначала занималась только поставками оборудования, а теперь решила, что неплохо было бы взяться за новое направление — монтаж оборудования.

Давайте посмотрим на примере ДДС и ОПиУ, как меняются эти инструменты, если бизнес изменился. 

ДДС:

Предположим, мы открыли новую точку и хотим видеть статьи расходов по ней отдельно — значит, добавляем статьи в ДДС. Плюс мы открыли новый расчетный счет. Соответственно — добавляем новый кошелек. 

ОПиУ:

Открыли новое направление — добавляем его в отчет. Давайте сравним. 

Было

Стало

Если хотите грамотно внедрить инструменты учета, лучше всего обратиться к финансовому директору. Нет своего финдира? Ничего, мы поможем: наша команда готова поработать для вас на аутсорсе.

Финансовый директор для малого бизнеса

Профессиональный финдиректор «Нескучных финансов» возьмет на себя управление финансами вашей компании. Он будет регулярно предоставлять цифры, чтобы вы принимали на их основе управленческие решения. 

Что делает финансовый директор:

— Внедряет все необходимые управленческие отчеты

— Обеспечивает ежемесячный сбор цифр по компании

— Анализирует показатели и находит точки роста чистой прибыли

— Планирует финансовый результат и ведет бюджеты

— Рассчитывает финансовую целесообразность новых идей

Работаем удаленно с компаниями со всего мира. Услуга подходит компаниям с выручкой от 3 млн ₽ в месяц.

Чтобы получить скидку 5% на первый месяц сопровождения, позвоните по телефону 8 800 551 85 81 и назовите промокод ГАЗЕТА.

Подробнее об услуге »
Подробнее об услуге »
22 января
694