Алина Аскарова
Алина Аскарова
Финансовый директор

1. Нет помощника, собственник ведет учет сам

Кто-то должен вносить информацию в управленческие отчеты: поступления денег — в отчет о движении денежных средств, выручку — в отчет о прибылях и убытках, данные по сделкам — в учет сделок и так далее.

Когда предприниматель начинает вести эти документы сам, учет превращается в катастрофу. Времени ему в итоге не хватает ни на учет, ни на остальные задачи. Переговоры с новым поставщиком затягиваются — предприниматель продолжает покупать товар по более высокой цене. Вопрос о найме нового сотрудника в отдел продаж постоянно откладывается — понравившийся соискатель уходит работать к конкуренту.

Предприниматель вносит цифры в таблички, а управлять бизнесом некогда.

Если вы не диктатор, консул и великий понтифик Римской республики, не стоит заниматься учетом самостоятельно

Делегируйте операционку своему помощнику или наймите себе финансового менеджера. На операционные задачи вы можете взять и удаленного сотрудника на неполный рабочий день, но тогда нужно обеспечить качество коммуникации с другими подразделениями компании.

Не стоит передавать управленческую операционку бухгалтеру. Почему — объяснила Лена Лазебникова в своей статье. Почитайте — в ней опыт, полезные советы и немножко боли.

2. Собственник не вовлечен в финучет

Собственник должен принимать участие во внедрении управленческого учета — участвовать в разработке справочников статей, форм документов, проводить совещания с ответственными сотрудниками после разработки документов.

После внедрения учета появляются задачи по подведению итогов прошлого месяца, планированию прибыли, разработке бюджетов, контролю показателей. Управление на основе цифр — это труд, в том числе и собственника. И на него нужно выделять время. Оценивайте свои ресурсы.

Вы как руководитель напрямую влияете на своих сотрудников. И если работник видит, что вы не вовлечены, то и он будет относиться к финансам соответствующе — отчеты будут собираться на расслабоне: нерегулярно, с задержками и ошибками.

У нас была компания на онлайн-практикуме по внедрению учета, в которой собственник недооценил свою загрузку. Когда программа стартовала, он начал кататься по командировкам, потому что они были в приоритете. В итоге участники к концу курса составили первые версии трех основных отчетов и финансовую модель, а владелец этой компании такого результата не получил. После курса осваивал программу по записям уже самостоятельно без поддержки. Претензий с его стороны не было: мы предупреждали, что если не выделять время и пропускать занятия, результата не будет.

Управленческий учет ведется в первую очередь для руководителя-собственника. Если сегодня вы вовлечены, а завтра — нет, результата не будет.

3. Автоматизируют беспорядок

К нам часто приходят клиенты, которые уже пытались наладить учет в 1С или другой программе. Над задачей работал не один человек, потрачены немалые деньги.

Получили кучу финансовых отчетов, а куда смотреть — непонятно.

Например, после автоматизации появилась возможность быстро сформировать отчет о движении денег. Но статьи для учета не согласовали. В итоге сотрудники наплодили кучу статей чуть ли не под каждую операцию: печенье в офис, чай в офис, вода в офис и все в таком духе. Анализировать такой отчет неудобно, в итоге им никто не пользуется.

Или, допустим, компания формирует в 1С отчеты по выручке для каждого товара. Видно, что товара А и товара Б продали на одинаковые суммы. Вот только товар А продавать выгоднее, так как у него себестоимость ниже. При анализе это не учли, потому что отчет сформировали только по выручке. Компания поэтому продолжает покупать товары А и Б в одинаковом количестве и получать меньше прибыли.

И только потом, на основе этих отработанных процессов, можно давать техническое задание программистам. Так сэкономите и деньги, и время. 

Вот, что для этого нужно:
1. ​Проработать структуру отчетов в Гугл-таблицах или Экселе
2. Определиться с источниками данных, взаимосвязями между ними
3. Заполнять отчеты минимум 1–2 месяца. При необходимости доработать отчеты

Автоматизация — это хорошо, но только когда вы четко знаете, какую информацию хотите получить в итоге.

4. Бесконечная автоматизация вместо настройки учета

Бывает, что в компании постоянно происходят изменения, открываются или закрываются направления. Особенно это характерно для молодых компаний.

Представьте компанию по продаже электроники. Собственник купил программу для учета в торговле, настроил нужные отчеты. Потратил 150 000 ₽.

Через полгода решил еще оказывать услуги по ремонту техники. Но в имеющейся программе учет услуг толком реализован не был, она подходила только для торговли. Пришлось покупать новый софт и все заново настраивать. Пришлось тратить еще 250 000 ₽.

Каждое изменение структуры бизнеса требует доработки существующих отчетов. Стоит задуматься, во сколько вам это будет обходиться. Возможно, стоит подождать, когда процессы в компании будут более стабильны, и только затем переходить к автоматизации.

5. Разногласия между партнерами

Потенциальный риск для компаний с несколькими собственниками. Они могут по-разному смотреть на компанию: один хочет настроить управленческий учет, второй говорит, что лучше заняться системой продаж.

Выход — найти, чем управленческий учет может быть полезен обоим партнерам. Например, можно внедрить отчет с возможностью отслеживать конверсии воронок продаж. А еще с ростом продаж может уменьшиться чистая прибыль — начали снижать цены, чтобы продавать новым клиентам. Или существенно вырасти расходы — ведь чтобы больше продавать, нужно больше тратить. Управленческий учет позволит держать ситуацию под контролем — все это будет полезно собственнику, ратующему за систему продаж.

Или попробуйте посчитать с партнером прибыль компании за последний месяц. Скорее всего, вы получите разные результаты. Мы даем такую задачку на интенсиве. В итоге у одних получается прибыль, у других — убыток. И как принимать совместные решения, если финансовый результат вы считаете по-разному?

Задача на подсчет чистой прибыли »
Задача на подсчет чистой прибыли »

6. Недоверие к сотрудникам

Руководители не всегда доверяют своим сотрудникам. И это можно понять. Воровство работников, разглашение коммерческой тайны — все это случается.

Поэтому некоторые боятся указывать в отчетах реальные цифры. Но чтобы навести порядок в финансах, с сотрудниками придется вести диалог, вовлекать их и доверять. Конечно, нужно быть осторожными, подписывать с работниками соглашения о неразглашении информации.

Если вы работаете со сторонними компаниями по ведению учета (такими как НФ), пункт о неразглашении информации должен быть в договоре.

Сотрудники должны видеть результат своей работы в отчетах, понимать зачем вообще нужны эти отчеты и предоставлять корректные данные.

Информация в отчетности должна быть точной. У нас была ситуация. Часть информации для отчетов проходила только через собственника — у финансового менеджера, который отвечал за сбор отчетности, не было доступа к данным. Собственница информацию тоже не предоставляла. В итоге отчетность была недостоверной и анализировать ее не было смысла.

Вашим подчиненным не обязательно знать, сколько чистой прибыли вы заработали в прошлом месяце и какую сумму дивидендов забрали из компании. Они могут иметь доступ только к тем отчетам, за показатели в которых отвечают.

Например, маркетолог заполняет отчет по воронкам продаж, руководитель проекта — учет сделок. А к основным отчетам о движении денег, прибылях и убытках, балансу имеют доступ только руководитель и финансовый менеджер.

Ну что ж! Вот они, главные шесть рисков:

  1. Вести учет самостоятельно и погрязнуть в рутине
  2. Думать, что учет будет работать сам собой, а собственнику надо будет только смотреть на итоговые цифры
  3. Автоматизировать учет еще до того, как он внедрен и обкатан
  4. Автоматизировать учет в неустоявшемся бизнесе
  5. Начинать работу над учетом, когда партнер по бизнесу считает это неважным
  6. Не доверять цифры сотрудникам

Настраиваем управленческий учет без рисков

Когда собственник или гендир заполняют финансовые отчеты и пытаются разобраться в перипетиях оборотного капитала — это не дело, потому что неэффективно. Этими вещами должен заниматься специалист.

Передайте управление финансами вашего бизнеса финансовому директору из «Нескучных финансов». Он внедрит необходимые отчеты, проследит за их заполнениями, проанализирует финансовую ситуацию в компании и предложит руководителю варианты, как увеличить чистую прибыль компании.

Финдир делает так, что 5 числа каждого месяца руководитель получает сводку по ключевым показателям компании. Он знает, что нужно сделать, чтобы улучшить результат. Бизнес под контролем.

Подробнее о Финдиректоре для малого бизнеса »
Подробнее о Финдиректоре для малого бизнеса »
19 июля
452