Алина Аскарова
Алина Аскарова
Финансовый директор

Вы не представляете, сколько компаний тратят деньги, время и силы на внедрение управленческого учета, и все никак не могут его внедрить. В этой статье расскажу о шести самых частых причинах, почему так получается.

1. Нет помощника, собственник ведет учет сам

Кто-то должен вносить информацию в управленческие отчеты: поступления денег — в отчет о движении денежных средств, выручку — в отчет о прибылях и убытках, данные по сделкам — в учет сделок и так далее.

Когда предприниматель начинает вести эти документы сам, учет превращается в катастрофу. Времени ему в итоге не хватает ни на учет, ни на остальные задачи. Переговоры с новым поставщиком затягиваются — предприниматель продолжает покупать товар по более высокой цене. Вопрос о найме нового сотрудника в отдел продаж постоянно откладывается — понравившийся соискатель уходит работать к конкуренту.

Предприниматель вносит цифры в таблички, а управлять бизнесом некогда.

Если вы не диктатор, консул и великий понтифик Римской республики, не стоит заниматься учетом самостоятельно

Делегируйте операционку своему помощнику или наймите себе финансового менеджера. На операционные задачи вы можете взять и удаленного сотрудника на неполный рабочий день, но тогда нужно обеспечить качество коммуникации с другими подразделениями компании.

Не стоит передавать управленческую операционку бухгалтеру. Почему — объяснила Лена Лазебникова в своей статье. Почитайте — в ней опыт, полезные советы и немножко боли.

2. Собственник не вовлечен в финучет

Собственник должен принимать участие во внедрении управленческого учета — участвовать в разработке справочников статей, форм документов, проводить совещания с ответственными сотрудниками после разработки документов.

После внедрения учета появляются задачи по подведению итогов прошлого месяца, планированию прибыли, разработке бюджетов, контролю показателей. Управление на основе цифр — это труд, в том числе и собственника. И на него нужно выделять время. Оценивайте свои ресурсы.

Вы как руководитель напрямую влияете на своих сотрудников. И если работник видит, что вы не вовлечены, то и он будет относиться к финансам соответствующе — отчеты будут собираться на расслабоне: нерегулярно, с задержками и ошибками.

У нас была компания на онлайн-практикуме по внедрению учета, в которой собственник недооценил свою загрузку. Когда программа стартовала, он начал кататься по командировкам, потому что они были в приоритете. В итоге участники к концу курса составили первые версии трех основных отчетов и финансовую модель, а владелец этой компании такого результата не получил. После курса осваивал программу по записям уже самостоятельно без поддержки. Претензий с его стороны не было: мы предупреждали, что если не выделять время и пропускать занятия, результата не будет.

Управленческий учет ведется в первую очередь для руководителя-собственника. Если сегодня вы вовлечены, а завтра — нет, результата не будет.

3. Автоматизируют беспорядок

К нам часто приходят клиенты, которые уже пытались наладить учет в 1С или другой программе. Над задачей работал не один человек, потрачены немалые деньги.

Получили кучу финансовых отчетов, а куда смотреть — непонятно.

Например, после автоматизации появилась возможность быстро сформировать отчет о движении денег. Но статьи для учета не согласовали. В итоге сотрудники наплодили кучу статей чуть ли не под каждую операцию: печенье в офис, чай в офис, вода в офис и все в таком духе. Анализировать такой отчет неудобно, в итоге им никто не пользуется.

Или, допустим, компания формирует в 1С отчеты по выручке для каждого товара. Видно, что товара А и товара Б продали на одинаковые суммы. Вот только товар А продавать выгоднее, так как у него себестоимость ниже. При анализе это не учли, потому что отчет сформировали только по выручке. Компания поэтому продолжает покупать товары А и Б в одинаковом количестве и получать меньше прибыли.

И только потом, на основе этих отработанных процессов, можно давать техническое задание программистам. Так сэкономите и деньги, и время. 

Вот, что для этого нужно:
1. ​Проработать структуру отчетов в Гугл-таблицах или Экселе
2. Определиться с источниками данных, взаимосвязями между ними
3. Заполнять отчеты минимум 1–2 месяца. При необходимости доработать отчеты

Автоматизация — это хорошо, но только когда вы четко знаете, какую информацию хотите получить в итоге.

4. Бесконечная автоматизация вместо настройки учета

Бывает, что в компании постоянно происходят изменения, открываются или закрываются направления. Особенно это характерно для молодых компаний.

Представьте компанию по продаже электроники. Собственник купил программу для учета в торговле, настроил нужные отчеты. Потратил 150 000 ₽.

Через полгода решил еще оказывать услуги по ремонту техники. Но в имеющейся программе учет услуг толком реализован не был, она подходила только для торговли. Пришлось покупать новый софт и все заново настраивать. Пришлось тратить еще 250 000 ₽.

Каждое изменение структуры бизнеса требует доработки существующих отчетов. Стоит задуматься, во сколько вам это будет обходиться. Возможно, стоит подождать, когда процессы в компании будут более стабильны, и только затем переходить к автоматизации.

5. Разногласия между партнерами

Потенциальный риск для компаний с несколькими собственниками. Они могут по-разному смотреть на компанию: один хочет настроить управленческий учет, второй говорит, что лучше заняться системой продаж.

Выход — найти, чем управленческий учет может быть полезен обоим партнерам. Например, можно внедрить отчет с возможностью отслеживать конверсии воронок продаж. А еще с ростом продаж может уменьшиться чистая прибыль — начали снижать цены, чтобы продавать новым клиентам. Или существенно вырасти расходы — ведь чтобы больше продавать, нужно больше тратить. Управленческий учет позволит держать ситуацию под контролем — все это будет полезно собственнику, ратующему за систему продаж.

Или попробуйте посчитать с партнером прибыль компании за последний месяц. Скорее всего, вы получите разные результаты. Мы даем такую задачку на интенсиве. В итоге у одних получается прибыль, у других — убыток. И как принимать совместные решения, если финансовый результат вы считаете по-разному?

Задача на подсчет чистой прибыли »
Задача на подсчет чистой прибыли »

6. Недоверие к сотрудникам

Руководители не всегда доверяют своим сотрудникам. И это можно понять. Воровство работников, разглашение коммерческой тайны — все это случается.

Поэтому некоторые боятся указывать в отчетах реальные цифры. Но чтобы навести порядок в финансах, с сотрудниками придется вести диалог, вовлекать их и доверять. Конечно, нужно быть осторожными, подписывать с работниками соглашения о неразглашении информации.

Если вы работаете со сторонними компаниями по ведению учета (такими как НФ), пункт о неразглашении информации должен быть в договоре.

Сотрудники должны видеть результат своей работы в отчетах, понимать зачем вообще нужны эти отчеты и предоставлять корректные данные.

Информация в отчетности должна быть точной. У нас была ситуация. Часть информации для отчетов проходила только через собственника — у финансового менеджера, который отвечал за сбор отчетности, не было доступа к данным. Собственница информацию тоже не предоставляла. В итоге отчетность была недостоверной и анализировать ее не было смысла.

Вашим подчиненным не обязательно знать, сколько чистой прибыли вы заработали в прошлом месяце и какую сумму дивидендов забрали из компании. Они могут иметь доступ только к тем отчетам, за показатели в которых отвечают.

Например, маркетолог заполняет отчет по воронкам продаж, руководитель проекта — учет сделок. А к основным отчетам о движении денег, прибылях и убытках, балансу имеют доступ только руководитель и финансовый менеджер.

Ну что ж! Вот они, главные шесть рисков:

  1. Вести учет самостоятельно и погрязнуть в рутине
  2. Думать, что учет будет работать сам собой, а собственнику надо будет только смотреть на итоговые цифры
  3. Автоматизировать учет еще до того, как он внедрен и обкатан
  4. Автоматизировать учет в неустоявшемся бизнесе
  5. Начинать работу над учетом, когда партнер по бизнесу считает это неважным
  6. Не доверять цифры сотрудникам
Порядок в финансах

Двухмесячная онлайн-программа по внедрению отчетов в бизнес. Через два месяца теории и практики у вас в компании внедрены и регулярно собираются управленческие отчеты.

Записаться на тест-драйв Это бесплатно
19 июля
1 648